Особенности ведения бизнеса в России / Бизнес-план / Как закрыть смену на онлайн кассе и получить чек закрытия. Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн кассе 1с мобильная касса ошибка открытия смены

Как закрыть смену на онлайн кассе и получить чек закрытия. Что делать, если забыли закрыть смену на онлайн кассе 1с мобильная касса ошибка открытия смены

04.01.2024

В данной статье рассмотрим, как открыть и закрыть кассовую смену на терминале ЭВОТОР, как сделать внесение, изъятие и не только. Согласно требованиям законодательства, работа с фискальной техникой разделяется на кассовые смены, длительность которых не может превышать 24 часа (п.2 ст.4.3 54-ФЗ). Данное требование связано с возможностями фискального накопителя - если превысить указанную длительность смены, на документах не сформируется фискальный признак. Каких-либо иных ограничений к продолжительности кассовой смены законодательством не предусмотрено.

Помимо своевременного открытия и закрытия смены не менее важно корректно отражать все операции в течение смены, обеспечивая тем самым соответствие фактической денежной наличности и данных в кассовых отчетах.

Как открыть смену на терминале ЭВОТОР

Открыть смену можно несколькими способами. Какой из них удобнее использовать, зависит от настроек терминала для закрытия смены: с автоматической инкассацией или без.

Открытие смены на терминале происходит автоматически, если сделать операцию «Внесение средств» через меню кассовых отчетов: «Отчеты» -> «Кассовые отчеты» .

Если закрытие смены происходит без автоматической инкассации, внесение денег на начало смены делать не нужно и такой способ открытия смены не подойдет.

Еще более быстрый способ - начать оформлять продажу, отсканировав товар, что позволяет максимально оперативно приступить к обслуживанию клиентов.

Обратите внимание, такое открытие смены потребует скорректировать наличность в кассе и сделать внесение, если закрытие смены происходит с автоматической инкассацией и в кассе оставался размен.

Не забудьте проверить, под какой учетной записью произойдет автоматическое открытие смены и, при необходимости, измените пользователя. Список пользователей с назначенными ролями доступен в левом верхнем углу.

Как сделать внесение денег на терминале ЭВОТОР

Для внесения денежных средств на кассовом аппарате ЭВОТОР необходимо перейти в раздел «Отчеты» -> «Кассовые отчеты» и нажать кнопку «Внести» .

В открывшемся документе указать сумму, основание, заполнить остальные поля и нажать «Ok». Данная операция увеличивает остаток денежных средств в кассовом аппарате и отражается в отчете о закрытии смены.

Как сделать изъятие денег на терминале ЭВОТОР

Для того, чтобы сделать выплату денежных средств из кассы, нужно зайти в меню «Отчеты» -> «Кассовые отчеты» и выбрать «Изъять» . В открывшемся документе указать ФИО получателя средств, основание, сумму и выбрать категорию платежа из выпадающего списка.

В документе доступны следующие категории выплаты: инкассация, оплата поставщику, оплата услуг, аренда, заработная плата и прочее (если ни одна из предложенных выше категорий не подходит).

После сохранения документа он уменьшает остаток денежных средств в кассе. Все изъятия отражаются в кассовом отчете за смену.

Как проверить остаток денежных средств на терминале ЭВОТОР

Для проверки остатка денежных средств и корректности отражения операций за смену используйте X-отчет или отчет без гашения (без закрытия кассовой смены), который доступен в разделе кассовых отчетов. Для его формирования достаточно нажать кнопку «Печать» в правом верхнем углу экрана.

Отчет отражает не только количество наличных средств в терминале, но и информацию об основных операциях за смену, что позволяет найти возможные ошибки, при расхождении суммы наличности.

Как закрыть кассовую смену на терминале ЭВОТОР

Обратите внимание! В терминале доступны два способа закрытия смены - с инкассацией средств и без. Сделать соответствующие установки можно в меню настроек терминала, раздел «Правила торговли» , подраздел «Закрытие смены» .

Перед закрытием смены рекомендуется сформировать отчет без гашения, произвести пересчет денежных средств и, при наличии расхождений, проверить основные операции за день. Наиболее распространенные причины расхождений - не отражены внесения или изъятия денег из кассы. Исправив возможные недочеты и убедившись, что все операции движения денежных средств отражены корректно, можно приступать к закрытию смены на терминале.

Чтобы сформировать отчет с гашением (отчет о закрытии кассовой смены), необходимо зайти в меню «Отчеты» -> «Кассовые отчеты» и нажать клавишу «Закрыть смену» , затем «Распечатать отчет» .

Если смена закрывается с автоматической инкассацией, т.е. с обнулением средств в кассовом аппарате, этот нюанс стоит учитывать при открытии кассовой смены и делать соответствующее внесение наличности на начало смены.

Если кассир забыл это сделать, и смена длится уже более 24 часов, то нельзя начинать печатать чеки, иначе за этим последуют санкции со стороны ФНС. Максимальная продолжительность смены не должна превышать данного значения согласно 54-ФЗ, ст.4.3, п2.

Время смены отсчитывается с момента отчета об ее открытии и до формирования отчета о закрытии.

После составления отчета о завершении рабочего дня итоги за день обнуляются, а данные о проведенных операциях за данный временной отрезок уходят в ОФД.

Если смена не закрыта

Такие случаи бывают, и поводом для них является человеческий фактор. Обычная забывчивость, следствием которой является нарушения кассовой дисциплины, выраженная в превышении установленной длительности смены. А это приводит к блокировке фискального накопителя. То есть, онлайн-касса просто перестает выдавать на чеки фискальную отчетность. Отправка данных в ОФД также прекращается.

Блокируются практически все функции онлайн-кассы, оставляя только возможность формирования отчета о закрытии смены.

Как поступать в таком случае

Если произошла блокировка, то уже сама логика, судя по данной выше информации, подсказывает единственно верное решение – необходимо закрыть смену, устранив тем самым причину блокировки и используя единственную оставшуюся функцию. При этом формируются х- и z-отчеты (о закрытии смены).

Как закрыть смену

Весь алгоритм необходимых действий весьма несложен, хотя он может и различаться в нюансах, в зависимости от конкретной модели и модификации. В целом действия сводятся к следующему: выбирается раздел «Закрытие кассы», и там действие «Закрыть смену». Далее действие продолжается в автоматическом формате. Если этого не происходит, то отчет о закрытии формируется в ручном режиме. Чтобы это сделать, в разделе «Кассовые отчеты» выбирается х-отчет. Тут же происходит печать и касса закрывается. Это дает возможность для открытия новой смены - можно продолжать работу.

Ответственность за нарушение

Современное оборудование позволяет ФНС в режиме реального времени узнавать о случившемся нарушении. То есть, сразу же по формированию отчета о закрытии смены онлайн-касса отсылает его в ОФД, откуда он уходит в налоговую службу. В отчете содержится информация о времени закрытия предыдущей смены и открытия новой.

Таким образом, фиксируется нарушение правил использования ККТ. За это предусмотрено наказание в виде штрафных санкций либо предупреждения – согласно КоАП, ст. 14.5, п.4.

Если новые чеки при незакрытой смене не выбивались, то нарушение не является серьезным. В противном случае основания для наложения штрафа являются существенными. Размер штрафа в таком случае колеблется в пределах:

для ИП/должностного лица – 1500 – 3000 рублей;
для ЮЛ – 5 000 – 10 000 рублей.

Однако, если будут предоставлены разъяснения насчет того, что нарушение случилось не по вине ответственного лица, а вследствие чрезвычайной ситуации, то штрафа можно будет избежать – ФНС обойдется предупреждением. Можно также уменьшить размер штрафа, написав ходатайство.

Обязательным в таком случае является добровольное сообщение в ФНС о произошедшей ситуации. Лучше, если это случится до того, как в налоговой обнаружат данное нарушение.

Опубликовано 18.08.2017 15:25 Просмотров: 8440

В прошлой статье мы разобрали документы, которые можно использовать для печати чеков в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» (). После того, как вами был выбран документ для печати чеков, необходимо разобраться с алгоритмом работы кассовой смены в целом.

Он включает в себя несколько пунктов:
1. Для начала работы необходимо убедиться, что касса включена. Это простая и логичная процедура, но не всегда она выполняется. Для того, чтобы кассовая смена и печать чеков осуществлялись без проблем и запинок – убедитесь, что касса включена и присутствует источник интернета.
2. Открыть кассовую смену. Сделать это можно следующим образом:

Открывается форма обработки, которая позволяет управлять кассовыми сменами:

В данной форме нужно выбрать кассу, открытие смены которой планируется, и воспользоваться кнопкой «Открыть кассовую смену»:

При открытии смены формируется документ «Кассовая смена» со статусом «Открыта».
3. Формировать нужные документы для печати чеков и распечатывать чеки по кассе в течение кассового дня.
4. После того, как кассовый день окончен, нужно закрыть смену. Делается это также с помощью обработки «Управление фискальным устройством»:

Если печать чеков осуществлялась из документа «Чек ККМ», после того, как кассовая смена закрыта кассиром, бухгалтеру необходимо отразить поступившие денежные средства в учете. Для этого формируется отчет по кассовым сменам, найти его можно:

Указываем необходимые данные и, воспользовавшись специальной кнопкой, заполняем документ:

На основании отчета создаем документ «Приходный кассовый ордер», который и сформирует необходимые проводки:

В целом, алгоритм работы с онлайн-кассой прост, важно не забывать открывать кассовые смены в начале дня и закрывать после окончания. Хочу акцентировать ваше внимание на важности открытия/закрытия кассовых смен. Во-первых, если кассовая смена не открыта, то печать чеков в принципе невозможна(1С будет выдавать ошибку при попытке распечатать чек). Это обязательная регламентная процедура. Также следует помнить, чтоправила кассовой дисциплины предполагают закрытие кассовой смены в конце каждого дня. К сожалению, открыть кассовую смену утром, если даже забыли закрыть смену вчера, можно. Но всё же, методически правильно открывать и закрывать смены внутри одного кассового дня.
Еще хотела бы упомянуть про то, какого рода чеки должны быть выданы покупателю. В соответствии с законом, покупатель имеет право получить электронный чек, который будет являться равноценным бумажному. Но не исключена возможность для покупателя получить оба вида чеков по его желанию. При просьбе покупателя получить и тот, и другой чек – продавец должен предоставить оба.
Также есть еще один важный момент, о котором необходимо сообщить. Среди требований к чеку – указание на нем должности, фамилии, имени, отчества и ИНН (при создании кассового чека коррекции – среди дополнительных требований – ИНН кассира). Поэтому, в справочнике пользователей:

Найдем пользователя, который будет осуществлять печать чеков:

У этого пользователя необходимо в реквизите «Физическое лицо» указать сотрудника, который ответственен за работу кассы:

Необходимо также проверить, чтобы у выбранного физического лица были правильно и полноценно заполнены данные: фамилия, имя, отчество и ИНН:

Также для физического лица в справочнике «Сотрудники» должен быть отражен соответствующий элемент - сотрудник с указанием должности.

Ну и последний интересный нюанс по онлайн-кассам, о котором хотела бы вам рассказать: это указание покупателя по умолчанию в настройках кассы. Найти список касс можно:

У каждой кассы на второй вкладке есть возможность указать покупателя и договор при печати чека из документа «Чек ККМ»:

Удобно тем, что можно упростить работу и не заполнять соответствующее поле каждый раз в документе.Программа будет подставлять эти данные непосредственно из реквизитов, указанных в настройках кассы.
В этой статье мы разобрались с тем, как работает онлайн-касса и какие интересные нюансы существуют при работе с ней в программе«1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0». А если вы пропустили предыдущие материалы о работе с онлайн-кассами в 1С, то их можно найти по ссылкам:
Онлайн-кассы (часть 1) – общие сведения и подключение к 1С
Онлайн-кассы (часть 2) – печать чеков в 1С

Один из вопросов, волнующих неопытных владельцев современных онлайн-касс, состоит в том, как в «Эвотор» закрыть смену, открыть ее для начала продажи. Необходимо знать верную последовательность действий для печати Z-чеков с гашением, правила использования индивидуальных учетных записей пользователей аппарата. Это сделает работу с терминалом максимально продуктивной, позволит легко сформировать все необходимые отчеты.

Как открыть смену на кассе «Эвотор»?

На вопрос, как открыть смену в «Эвотор», существует два варианта ответа. В первом случае достаточно отсканировать любой товар, проведя его продажу. Смена откроется автоматически в текущей учетной записи. Данный вариант позволяет моментально начать обслуживание клиентов, не затрачивая время на поиски нужного пункта меню. Единственный недостаток – движение денег и товаров может быть зарегистрировано за другим пользователем, если он не вышел из своей учетной записи. Например, администратор ранее проводил настройку или один кассир заступил на смену после другого сотрудника. Поэтому при открытии смены «Эвотор» следует быть внимательным.

Второй вариант: пользователь находит в меню Evotor POS раздел «Касса», переходит в пункт «Открыть смену». После этого можно начинать работу в штатном режиме. Одновременно кассир имеет возможность перейти в собственную учетную запись для выполнения любых товарно-денежных операций.

Как проходит закрытие смены?

Заканчивая работу, кассир обязан закрыть смену и напечатать отчет. Для этого необходимо перейти в меню Evotor POS, выбрать раздел «Касса», нажать кнопку «Закрыть смену». Касса «Эвотор» закрытие смены позволяет провести по максимально упрощенной схеме. Для удобства рекомендуется настроить автоматическую печать отчетных чеков. Аппарат будет выдавать их при открытии и закрытии очередной смены.

Для этого в меню Evotor POS перейдите в раздел «Настройки», пункт «Смена». Здесь необходимо выбрать параметры, переместив бегунок напротив нужной строки. Пользователь может включить/выключить:

печать отчетности при открытии смены;
выдачу документа без гашения (X-отчет);
печать отчета о закрытии смены «Эвотор» с гашением (Z-чек);
автоматическое закрытие смены банковского терминала вместе с кассой;
выгрузку информации при закрытии смены по умолчанию.

Если все пункты отключены, распечатать отчет можно только в ручном режиме. Для этого необходимо из основного меню перейти в раздел «Отчеты», выбрать пункт «Кассовые отчеты» и выбрать нужный пункт (документ X или Z). Вариативность выполнения задач позволяет подобрать оптимальную схему работы.

Если вас интересует, как закрыть смену на кассе «Эвотор» и напечатать отчет о гашении, следите за наличием достаточного количества бумаги в принтере устройства. Хотя Z-отчет и не является единственным источником информации о торговых операциях за смену, кассиру желательно его не терять.

Промежуточная X-отчетность на кассе «Эвотор»

Получить общие сведения о проведенных на данный момент операциях можно в разделе «Кассовый отчет». Здесь отображается общий размер выручки, ниже приведена более детальная информация: сумма продаж, возвратов, изъятий, внесений. Чтобы вывести эту информацию на чек, необязательно проводить закрытие смены «Эвотор» с гашением. Достаточно воспользоваться кнопкой «Печать», которая находится вверху экрана. Устройство выдаст пользователю промежуточный X-отчет, но не обнулит данные.

Закрытие смены с гашением по Z-отчету

Если кассир заканчивает работу, в этом же меню необходимо нажать зеленую кнопку «Распечатать отчет». Смена автоматически закроется. Специальные настройки позволяют автоматически вывести такой чек в печать при ручном завершении работы терминала. При этом данные по денежным средствам обнуляются, поскольку предполагается полная инкассация выручки. Если воспользоваться кнопкой «Внести» и добавить деньги для выдачи сдачи покупателям, автоматически произойдет новое открытие смены на кассе «Эвотор».

Настройка пользовательского профиля на кассе «Эвотор»

В главном меню устройства в верхней части экрана можно увидеть, под каким профилем учетная запись открыта на данный момент. Нажав на эту надпись, вы перейдете к просмотру списка всех зарегистрированных сотрудников. Задать их количество, статус и имя можно в разделе «Настройки», в пункте «Пользователи». Для регистрации нового работника, имеющего доступ к кассе, необходимо заполнить поля:

фамилия;
телефон;
статус (администратор, кладовщик, кассир);
ПИН-код (придет на указанный телефон).

Такой сотрудник сможет оформить открытие и закрытие смены «Эвотор», пользуясь системой под собственным именем. Вход в учетную запись защищен ПИН-кодом. Полномочия работника при использовании терминала полностью зависят от выставленного статуса (роли). Например, кассиры, кладовщики не получают доступа к настройкам кассы и редактированию параметров. Делать это имеет право исключительно администратор. Данные ограничения удобно реализованы в виде меняющегося интерфейса: при входе в учетную запись пользователь видит только функции, соответствующие его компетенции и уровню доступа.

Смена ПИН-кода кассира

Если индивидуальный пароль случайно кто-то узнал или работник его просто забыл, возникает вопрос, как сменить ПИН-код кассира кассы «Эвотор». Для этого необходимо открыть страничку входа в учетную запись и воспользоваться функцией восстановления. Старый пароль будет аннулирован, а новый сразу придет на указанный в профиле телефонный номер в виде сообщения. Это позволит кассиру безотлагательно продолжить работу.

Преимущества работы со сменами на терминале «Эвотор» СТ2Ф

Терминалы СТ2Ф соответствуют всем требованиям современного российского законодательства и обладают расширенным функционалом по сравнению с другими ККТ. Пользователь сможет быстро разобраться в том, как открыть смену на кассе «Эвотор» или выполнить другую операцию. Обучающие материалы, предоставленные производителем, позволяют быстро освоить интерфейс устройства в полной мере.

Благодаря новому оборудованию у кассира отпадает необходимость вести журнал или какие-либо строгие бумажные отчетности. Все данные о проведенных операциях сохраняются в памяти устройства. Их легко распечатать в виде чека закрытия смены «Эвотора». В случае утраты такого отчета последствия будут минимальны, поскольку информация продолжает храниться в удобном виде, может быть легко обработана и получена.

Обладая правами администратора, вы можете посмотреть отчеты по продажам, поставкам, возвратам и другим операциям за выбранный календарный период (сутки, неделя, месяц). Также реализована возможность получить информацию по работе отдельной точки продаж, всей организации или конкретного кассира, делавшего открытие смены на кассе «Эвотор» СТ2Ф.

Информация открыта для просмотра и удобной выгрузки: ее можно хранить, обрабатывать и переносить в таблицах Excel. Эта и многие другие операции на правах администратора проводятся через кабинет клиента «Эвотор» в удаленном режиме. Руководитель получает детальную статистику смены в любой удобный момент при наличии интернет-соединения.

Касса «Эвотор» смену ПИН-кода позволяет провести для пользователей любого статуса. Данный подход обеспечивает безопасность настроек аппарата, уменьшает риск мошенничества со стороны персонала. Поскольку продавцу доступен ограниченный набор функций, разобраться, как сделать закрытие смены «Эвотора», будет легко. Интуитивно понятный интерфейс обычно позволяет обойтись без отдельного обучения.

Открыть смену кассир может практически моментально несколькими способами: сканирование товара, добавление денег в кассу, ручной режим. При этом легко установить автоматическую печать отчета. В новых аппаратах не возникает вопроса, как открыть смену «Эвотора» СТ2Ф, ведь все подсказки лежат на поверхности. Сделать контроль торговли максимально эффективным помогут дополнительные приложения, разработанные специально для кассовых онлайн-терминалов данного производителя.

Способы закрытия кассовой смены