Войти
Особенности ведения бизнеса в России
  • Сценарий весеннего развлечения в подготовительной группе «Весенние забавы
  • Что такое почва и из чего она состоит?
  • Увольнение без отработки по собственному желанию
  • Американский козодой: единственная птица, которая на зиму впадает в спячку
  • Дидактические игры для формирования у детей интереса к людям разных профессий
  • Презентация к уроку русского языка "безударные падежные окончания имен существительных"
  • Планирование проекта в разных планировщиках задач. Что такое проект

    Планирование проекта в разных планировщиках задач. Что такое проект
    Управление проектами для "чайников" Портни Стэнли И.

    Основания для выполнения проекта

    На первый взгляд, причины, по которым вас назначают руководителем проекта (или вы сами беретесь его выполнить), очевидны - так решил ваш шеф. На самом деле вопрос заключается не в том, почему выбрали вас, а в том, почему решили выполнить именно этот проект. Вот что нужно выяснить в первую очередь. Постарайтесь ясно и кратко изложить основания для выполнения проекта.

    Кто является инициатором

    Вам повезло, если автор - тот, кто назначил вас руководителем проекта. Но часто задача "спускается по служебной лестнице", и вам непросто определить, кто ее поставил. Еще хуже, когда первоначальный замысел, пройдя "по цепочке", умышленно или непреднамеренно искажается.

    1. Поинтересуйтесь у того, кто поручил вам проект, не он ли его инициатор.

    2. Если не он, то спросите:

    От кого он получил это задание;

    Есть ли еще люди, передающие "по цепочке" этот проект;

    3. Ведите расспросы "по цепочке", пока не доберетесь до автора.

    4. Изучите документы, которые помогут определить автора идеи:

    Протоколы заседаний подразделений и отделов вашей организации по вопросам планирования и финансов;

    Корреспонденцию, в том числе электронную, относящуюся к данному проекту;

    Отчеты о планировании и реализуемости проекта.

    Изучение реализуемости проекта - это исследование, проведенное с целью выяснить возможность выполнения определенных работ и получения требуемых результатов.

    Подробно запишите сведения об инициаторе проекта (его имя, должность и пр.). Не просто "отдел продаж заказал рекламные проспекты для продукта Альфа", а "Мэри Смит, менеджер по продажам в северном регионе, заказала рекламные проспекты для изделия Альфа".

    В поисках инициатора проекта обращайте внимание на две категории людей, имеющих непосредственное отношение к проекту. Вам следует различать распорядителей и соисполнителей проекта (подробнее об этом см. в главе 7).

    Распорядители - это лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее значение.

    Соисполнители - это люди, помогающие вам выполнить проект.

    Другими словами, распорядители указывают вам, что вы должны сделать, а соисполнители - советуют, как можно это сделать. Например, главный бухгалтер компании, которому нужна модернизация информационной финансовой системы - это распорядитель проекта. А руководитель вычислительного центра, который должен выделить для этого специалистов и технику, - соисполнитель. В данном случае главный бухгалтер также выступает в роли инициатора проекта.

    Выявление других заинтересованных лиц

    Следует сразу определить круг людей, которые хотя и не являются инициаторами проекта, но в той или иной степени заинтересованы в результатах. Они могут:

    Знать о существовании проекта и своих интересах, связанных с его реализацией;

    Знать о проекте, но не иметь представления о своих интересах в его выполнении;

    Не знать ни о том, ни о другом.

    Для этого следует:

    Пересмотреть все документы, имеющие отношение к проекту;

    Проконсультироваться с людьми, которые, по вашим оценкам, будут распорядителями или соисполнителями проекта;

    Посоветоваться с другими сотрудниками.

    Пока вы выясняете, кого может заинтересовать ваш проект, не забывайте и о противоположной категории людей - его решительных противниках.

    Попытайтесь выяснить, почему они противостоят проекту и как можно их переубедить.

    Проверьте, возможно, они не видят своих интересов в вашем проекте, и если это так - объясните им.

    Если "оппозиция" проекту все же существует, включите ее в план управления рисками проекта. (О рисках и непредвиденных ситуациях см. главу 14.)

    Кто является главным сторонником проекта

    Главный сторонник проекта - это влиятельное лицо вашей организации, которое оказывает всемерную поддержку проекту, отстаивает его на совещаниях, планерках и прочих собраниях.

    Часто лучший сторонник тот, чье имя заставляет людей поверить в важность вашего проекта и активно содействовать его выполнению.

    Выясните, есть ли у вашего проекта главный сторонник. Если нет, не пожалейте усилий, чтобы найти и заинтересовать людей авторитетных и достаточно влиятельных, способных побудить других добросовестно выполнять свои обязанности. Обсудите взаимные интересы и помощь, на которую вы можете рассчитывать.

    Кто будет пользоваться результатами вашего проекта

    Созданный в результате выполнения проекта продукт или услуга обычно не предназначены тем, кто отдал распоряжение на реализацию этого проекта.

    Предположим, руководитель отдела продаж и маркетинга вашей организации решил увеличить объем продаж в следующем финансовом году на 10 %. Для этого, по его мнению, нужно внедрить новый продукт X . Однако сам он не станет предлагать новое изделие заказчикам. Этим займутся сотрудники его подразделения. Хотя менеджеры по продаже и не являются авторами идеи проекта, однако могут иметь больше представления о том, какими характеристиками должен обладать продукт X , чтобы соответствовать потребностям рынка. Остается надеяться, что покупатели имеют такое же представление и увеличат спрос.

    Для того чтобы определить потребителей конечного продукта (или услуг) вашего проекта, постарайтесь:

    Четко определить, какой конечный продукт или услугу следует получить в результате выполнения проекта;

    Выяснить, кто и как будет им пользоваться.

    С какой целью выполняется проект

    Цель конкретного проекта не всегда очевидна. Предположим, ваша организация решила финансировать кампанию по сдаче крови. Цель этого мероприятия может быть двоякой. Возможно, оно проводится, чтобы восполнить нехватку препаратов крови для переливания в местном госпитале. А может быть, для того, чтобы улучшить имидж организации в глазах местного общества.

    Правильно поняв главные цели проекта, вы сможете:

    Направить деятельность участников проекта на достижение именно главных целей;

    Следить, чтобы в ходе работ достигались главные цели проекта;

    Обнаружив, что данный проект не соответствует главным целям, внести предложение об изменениях или отмене.

    Хорошо, если, поручая вам проект, начальство доходчиво объяснит его цели. Однако чаще всего говорят, что именно вы должны выполнить, а не для чего это нужно. Возможно, некоторые вопросы придется выяснять самостоятельно.

    Поскольку вы занялись этим, задайте себе такие вопросы.

    Для чего предназначен данный проект? Не стоит излишне волноваться, отвечает ли проект некоему истинному назначению. Вам необходимо только понять, чего ожидают от выполнения проекта его инициаторы.

    Как вы можете удостовериться в том, что правильно поняли ожидания людей, задумавших проект? Это действительно трудная задача - определить, чего люди хотят на самом деле. Иногда они не хотят делиться своими планами или просто не могут их ясно изложить.

    Однажды мой приятель получил от своего шефа задание на разработку нового изделия X . Шеф только что вернулся с совещания высшего руководства, на котором обсуждались причины снижения уровня продаж компании и способы решения этой проблемы. Мой друг был в курсе дела и, кроме того, знал, что отдел маркетинговых исследований компании последние полгода занимался изучением нового продукта. Из всего этого он сделал вывод, что порученный ему проект утвержден высшим руководством на основании рекомендаций отдела маркетинга и призван увеличить продажи в будущем году.

    Хотя умозаключение моего друга было вполне логичным и обоснованным, он полностью ошибся в своих предположениях. На самом деле перед совещанием президенту компании позвонил его приятель и поинтересовался, не занимается ли компания продажей изделия X . Вместо того чтобы признаться, что у компании проблемы, президент пообещал ему обеспечить поставку этого продукта. Никто не осмелился возразить и поинтересоваться, нужно ли это изделие еще кому-нибудь, кроме приятеля президента. Когда мой друг узнал правду, он понял единственную вещь: успех его проекта зависит не от того, увеличит ли компания объем продаж в результате внедрения изделия X , а от того, насколько оно понравится приятелю президента.

    Выясняя истинные цели проекта:

    Подробно расспросите заинтересованных людей, чего они хотят и ожидают от проекта;

    Внимательно выслушайте все доводы во избежание неясностей и противоречий;

    Попросите людей ясно излагать все детали и не допускать неопределенностей;

    Сверяйте полученную информацию со сведениями из других источников.

    Проверьте, выполнен ли вашей организацией сравнительный анализ затрат и результатов выполнения проекта. Сравнительный анализ затрат и результатов - это сопоставление средств, необходимых для выполнения проекта, последующего внедрения и сопровождения, с ожидаемыми выгодами от его реализации (подробнее в главе 1).

    Анализ затрат и результатов представляет собой документ, на основании которого принимается решение о разработке проекта. Он служит важным источником информации о действительных целях и назначении проекта.

    Как убедиться в том, что проект отвечает поставленным целям

    Даже если задачи проекта изложены документально, трудно быть до конца уверенным, что проект будет полностью соответствовать требованиям. Иногда целесообразно заказать специальное исследование возможностей выполнения проекта и подготовить официальный документ с их анализом, выводами и заключениями.

    Не исключено, что ваш проект - результат "коллективного творчества" или чьего-то "озарения". В этом случае угодить замыслам "творцов" будет труднее. Однако не стоит из-за этого сразу отвергать проект. Просто более тщательно проанализируйте его шансы на успех и способы их повышения. При необходимости проведите официальный анализ возможностей проекта.

    Если придете к заключению, что проект нереален, обсудите свои выводы с людьми, принимающими решение. Обоснуйте, почему вы считаете, что от проекта следует отказаться. (В главе 14 более подробно обсуждаются риски в сфере управления.)

    Определите другие работы, имеющие отношение к вашему проекту

    Выясните, существуют ли другие начатые или планируемые проекты, которые:

    Имеют схожее назначение;

    Обеспечивают своими результатами работы вашего проекта;

    Будут использовать результаты вашего проекта;

    Используют те же ресурсы, что и ваш проект.

    Насколько важен ваш проект для организации

    Успех вашего проекта во многом определяется степенью его важности для организации. При недостатке ресурсов все средства обычно направляются на выполнение тех работ, которые принесут максимальную выгоду. Поэтому вы должны учитывать следующие моменты.

    Какое место занимает ваш проект среди приоритетов организации.

    Изучите источники информации.

    Перспективный план. Общее направление планируемых работ, специфические задачи и отдельные предложения в перспективе на 1–5 лет.

    Годовой бюджет. Подробный план предполагаемых расходов (фондов) на следующий год.

    План ассигнований на капиталовложения. Подробный список расходов сверх установленного минимума на покупку оснащения и оборудования, их ремонт и обновление на предстоящий год.

    Ежегодная оценка деловых и профессиональных качеств управленческого персонала. Какие выполненные задачи и достижения были отмечены годовыми премиями.

    Кроме того, выясните, какие обязательства по проекту даны внешним заказчикам или высшему руководству.

    Что вы можете сделать для того, чтобы проект вошел в число приоритетных работ организации. Если ваш проект не упоминается особо в вышеперечисленных документах, то почему другие должны считать его приоритетным?

    Обсудите с сотрудниками все "за" и "против" целесообразности выполнения проекта для организации. Если коллеги искренне считают, что фирма не получит ничего нового от реализации вашего проекта, а вы не видите путей его модификации, чтобы сделать выгодным, то лучше вовремя от него отказаться и не тратить драгоценные ресурсы и время.

    Если же коллеги признают важность этой работы, то ваша задача - всеми силами поддерживать такую точку зрения.

    Трудности в поиске информации

    Сбор информации, на основе которой принимается решение по проекту, связан с определенными трудностями. Этот вопрос может обсуждаться "в кулуарах" без оформления каких-либо документов. Информация может быть весьма противоречивой. Поэтому обратите внимание на несколько советов.

    Используйте все возможные источники.

    По возможности черпайте сведения из первоисточников. Различайте первичный источник информации и вторичный источник информации . Вторичным источником будет некое лицо, пересказывающее информацию, полученную из первичного источника.

    Например, план-отчет на предстоящий год, в который включен ваш проект - это первичный источник информации, а тот, кто о нем вам рассказывает, - уже вторичный.

    Чем больше вторичных источников отделяет вас от первичного, тем больше вероятность искажений.

    Письменные источники информации всегда предпочтительнее. Изучайте протоколы совещаний, корреспонденцию, отчеты о других проектах, перспективные планы, маркетинговые исследования, технико-экономические обоснования и другие документы, имеющие отношение к проекту.

    Обсудите проект с несколькими людьми, чтобы подтвердить полученные сведения. Люди по-разному оценивают одни и те же ситуации. Сравните их мнения и выявите противоречия.

    На собрание по проекту возьмите с собой кого-нибудь из коллег. Затем обменяйтесь с ним мнениями и сравните полученную на совещании информацию.

    Записывайте все, что услышите на совещании. Покажите свои записи и выводы тем, кто присутствовал на встрече. Это позволит вам убедиться, что вы все поняли правильно, а записи послужат документальным подтверждением принятых соглашений.

    С людьми, принимающими решения по проекту, планируйте встретиться как минимум дважды. После первой встречи дайте им время обдумать ваши идеи и предложения. На второй встрече можно обсудить возникшие вопросы и устранить все неясности.

    По возможности сопоставьте информацию, полученную на совещаниях, с информацией из письменных источников. Очень важно сравнить индивидуальное восприятие и мнение коллег с задокументированными фактическими данными. Обсудите с сотрудниками все выявленные противоречия.

    Интересуйтесь любой информацией, касающейся аудитории, назначения и приоритета проекта. Часто после того, как план проекта одобрен и утвержден, этим пренебрегают. Но за время выполнения продолжительного проекта мнения и приоритеты могут измениться. И лучше об этом узнать заранее.

    Из книги Жизнь и работа за рубежом автора Сандер Сергей

    Сроки и основания пребывания за рубежом. Основные миграционные категории Итак, какие же факторы определяют вид разрешения, которое нам необходимо получить для въезда в другую страну, пребывания и работы на ее территории, а также права и обязанности, которыми мы будем

    Из книги Основы управления проектами автора Пресняков Василий Федорович

    Управление трудовыми ресурсами проекта и менеджмент человеческих ресурсов проекта Персонал - это конкретные индивидуумы, частью которых является их квалификация, исполнение функционально-должностных обязанностей и проч., что описывается в рамках штатного расписания

    Из книги Управление фирмой, оказывающей профессиональные услуги автора Майстер Дэвид

    Сокращение времени выполнения проекта Методы сокращения времени выполнения проекта (операций критического пути) ограничены.Снижение качества - одна из альтернатив, которая может сократить время выполнения операции на критическом пути. Заключения контракта на

    Из книги Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление автора Репин Владимир Владимирович

    Построение графика стоимости времени выполнения проекта При построении графика стоимости времени выполнения проекта необходимо выполнить три следующих основных шага:Найти общие прямые издержки для выбранных продолжительностей проекта. Найти косвенные издержки для

    Из книги Радуга характеров. Психотипы в бизнесе и любви автора Карнаух Иван

    Показатели выполнения работ Существует два показателя эффективности выполнения работ.Первый показатель измеряет эффективность стоимости работы, выполненной на определенный момент: CPI равный $1,47 показывает, что на отчетную дату было выполнено запланированной работы

    Из книги Ctrl Alt Delete. Перезагрузите свой бизнес и карьеру, пока еще не поздно автора Джоэл Митч

    Обсуждение проведенного проекта с группой проекта В фирмах, оказывающих профессиональные услуги неотъемлемой частью рутинной работы является следующая форма учета интересов клиента. По завершении каждого проекта один из руководителей обсуждает с клиентом, что по его

    Из книги Управление проектами для "чайников" автора Портни Стэнли И.

    1.2.5. Технология выполнения процесса Вспомним структурную схему процесса (рис. 1.2.1). Можно утверждать, что деятельность в рамках процесса в определенной своей части выполняется по технологии, то есть не хаотично, бессистемно. А что такое технология? В Википедии

    Из книги Бизнес-тренинг: как это делается автора Григорьев Дмитрий А.

    3.1. Основания рыночной экономики, теория экономического равновесия и принцип Парето Наиболее характерная черта предпринимательства – видеть и создавать деньги из того, что на данный момент не является предметом общественного потребления. Иначе говоря,– бизнес – сфера

    Из книги Качество, эффективность, нравственность автора Гличев Александр Владимирович

    Из книги Бизнес-план на 100%. Стратегия и тактика эффективного бизнеса автора Абрамс Ронда

    Как сократить время выполнения проекта Применение на практике описанных методов покажем на примере нашего пикника. Если вас устраивают 57 минут, чтобы добраться до озера, тогда все в порядке. Но предположим, вы с подругой решили потратить на это не больше 45 минут. Где вы

    Из книги Хватит платить за все! Снижение издержек в компании автора Гагарский Владислав

    1.2.1. Ценностные основания и профессиональная позиция бизнес-тренера Любая деятельность строится на определенных ценностных основаниях. Деятельность бизнес-тренера не исключение. Она связана с развитием других людей, и тренер сам должен демонстрировать в своих

    Из книги ORG [Тайная логика организационного устройства компании] автора Салливан Тим

    Проектный подход к достижению поставленных целей даёт возможность:

    1) Объединять значимые для компании цели, достижение которых возможно в обозримом будущем.

    2) Эффективнее планировать выделение средств.

    3) Согласовывать действия руководителей и исполнителей.

    Что такое проект? Определение понятия

    Слово «проект» (projectus) переводится с латыни как «выдающийся, выдвигающийся вперёд, выпирающий». А если воспроизвести это слово на оксфордском лексиконе, то получится: "хорошо спланированное начало бизнеса, лично созданная компания или совместный труд, необходимый для достижения конкретных целей". Если подойти к ответу на этот вопрос более детально, тогда проект - это:

    • кампания (или список последовательных действий), через которую будут решены некоторые проблемные вопросы или осуществлена блестящая идея;
    • одно или несколько разовых заданий, без которых будет затруднена реализация проекта, определение и достижение основных целей;
    • временное поручение, которое необходимо выполнить в установленные сроки с задействованием определённого количества ресурсов;
    • дело, завершение которого равнозначно получению желаемого результата;
    • ограниченная временем и ресурсами совокупность усилий или проведение мероприятий, необходимых для приближения к цели (все работы осуществляет специальная созданная для таких задач организация);
    • список мероприятий, обусловленных временем, реализация которых приведёт к достижению единственно правильного результата; как правило, подобные мероприятия направлены на качественные перемены или разработку нового продукта (услуги);
    • популяризация и структуризация нескольких идей и определение целей проектов, являющихся частью главного проекта, совместное выполнение всевозможных планов действия (мероприятий);
    • проектирование последовательных операций, реализация которых позволит достичь неких результатов в перспективе;
    • детальное изложение действий, запланированных в конкретный период и в конкретных условиях, цель которых - изменение ситуации в будущем;
    • мероприятие, требующее составления детального плана и предусматривающее проведение ряда операций, направленных на кардинальное изменение существующей ситуации;
    • мечта, течение, механизм, посредством которого можно реализоваться в будущем, с последующим использованием пречисленных здесь понятий для самореализации;
    • исследование интересующего предмета в настоящем ради составления плана действий на будущее.

    По разновидности проекты могут быть личными (например, разработка персонального сайта) или развивающими, заставляющими социум измениться (иногда - до неузнаваемости).

    Отличительные признаки

    Проект, определение которого не имеет аналогов, называют новшеством или новинкой. А если в ближайшем будущем не возникнет необходимости повторять выполнение каких-либо пунктов проекта (или не нужно будет решать никогда), его называют одноразовым.

    Если конечный результат должен быть получен к заранее оговоренному сроку, значит, отличительная черта данного проекта - лимит времени. А когда для претворения проекта в жизнь необходимо участие специалистов из разных сфер, определение проекта может «уместиться» в одном слове - интердисциплинарность.

    Риски

    Риски и сложности в разработке и управлении проектом возникают, главным образом, в том случае, если подобные задачи ранее не решались. Рискованность проекта напрямую зависит от его масштабов и экипировки исполнителей (наличия необходимой техники, материалов и инструментов). Множество рисков, например, несёт инвестиционный проект, определение источников которого невозможно без получения необходимых знаний.

    Финансирование инвестиционных проектов

    Внутреннее финансирование или самофинансирование осуществляется за счёт предприятия - основателя проекта и предусматривает расходование личных средств акционеров. Также не исключена возможность использования чистой прибыли предприятия, а также демпферных отчислений, причём формирование капитала носит строго целевой характер. Этот вид финансирования возможен только в том случае, если проект небольшой.

    Определение проекта, финансируемого извне:

    1) Наружное финансирование может осуществляться за счёт государства, финансовых и нефинансовых предприятий, населения, зарубежных инвесторов и дополнительных средств, находящихся в распоряжении учредителей.

    2) Акционирования и паевых взносов.

    3) Инвестиционных банковских кредитов и облигационных займов.

    Ограничивающие факторы

    Любой проект состоит из трёх ограничивающих факторов:

    • Сроки выполнения. Чтобы правильно рассчитать продолжительность задачи разбивают на конструктивные блоки, затем оценивают «подъёмность» объёма работ и полученные результаты сверяют с опытом успешных разработчиков.
    • Ресурсы. Например, человеческий ресурс: управление сотрудниками, определение работ проекта с использованием их талантов и способностей.
    • Результат. Составляющими этого пункта являются: финансовая состоятельность, умелый маркетинг, экономическая эффективность, профессионализм руководителя проекта и исполнителей.

    Проектные программы

    Рассматривая работу какой-либо организации, почти всегда можно отметить два ключевых варианта её деятельности, существующих единовременно:

    • так называемая "текучка" и периодически повторяющиеся операции или сделки;
    • проекты.

    Главные различия между этими двумя видами деятельности - цикличность повторяющихся процессов и подчинённость конкретному графику действий, ориентированных на достижение уникального результата.

    К примеру, на производстве, выпускающем автомобили, работа цеховых конвейеров, бухгалтерские расчёты и обработка корреспонденции относятся к повторяющимся операциям. Повторяющиеся сделки характеризуются довольно значительной степенью определённости и требуют системного подхода, цель которого - повысить производственную эффективность уже существующих средств и оборудования.

    Определение проекта, ориентированного на реализацию каких либо внутренних или внешних перемен, заключается, например, в создании новейших модификаций, переналадке конвейеров или во внедрении новых автоматических систем. Наружных изменений могут касаться маркетинговые кампании, расширение поля деятельности организации, изменение рыночных отношений. Можно, в частности, отметить следующие варианты:

    • проекты координационного становления (реорганизация предприятия, внедрение новшеств и так далее);
    • проекты становления бизнеса (исследовательские разработки, производство новейших продуктов, формирование прогрессивных течений, выход на неизвестные ранее рынки);
    • проекты формирования (сопровождения) инфраструктуры (плановая починка, замена оснащения и так далее);
    • коммерческие планы, осуществляемые в рамках договора (изготовление и доставка оригинальной либо непрезентабельной продукции, застройки, оказание оригинальных услуг).

    Этот перечень можно продолжить, если дополнить его примерами из разных индустриальных сфер, имеющих существенные отличия по масштабности работ, срокам выполнения, количеству работников и значимости результатов.

    Нацеленность на получение результата

    Цель любого проекта - получение конкретного результата, то есть, достижение цели. Конкретная цель - вот движущая сила проекта.

    Определение проекта подразумевает выполнение взаимозависимых задач. Проекты, ориентированные на достижение цели, наделены глубоким внутренним смыслом, необходимым для их реализации. Первоочередная черта управления проектами - точность в определении и формулировке целей, начиная с верхнего уровня и заканчивая детализированной формулировкой менее значимых целей.

    Помимо этого, проект можно расценивать как пошаговое достижение предельно ясно сформулированных простых задач, а его продвижение - как достижение более значительных задач. Проект считают завершённым только после того, как достигнута конечная цель.

    Что такое портфель проектов

    Портфель (Portfolio) - сборник проектов (программ), объединённых с одной целью: сделать управление более комфортным и успешным. Собранные в портфеле проекты могут быть не взаимосвязанными, не объединяться общей целью и существовать независимо друг от друга.

    Когда долго работаешь в одной ипостаси (например, руководителем проекта), многие вещи становятся для тебя очевидными. Но у тех, кто к этой профессии не имеет никакого отношения, часто возникает непонимание каких-то моментов. Например, мой опыт показывает, что у некоторых топ-менеджеров при старте проекта отсутствует понимание того, какие роли могут быть в проекте. Попытаюсь в своей статье на примере конкретного кейса раскрыть эту тему.

    Начнем с того, что в различных методологиях управления проектами описываются немного отличающиеся друг от друга модели ролей в проекте. Отличия кроются как в составе ролей, так и в выстраивании ответственности за параметры проекта.

    Рассмотрим ролевую модель, которая описана в самом популярном в мире (если верить исследованиям PWC) подходе к управлению проектами - PMBOK.

    Название роли Ответственность Полномочия
    Руководитель проекта Достижение всех целей проекта в срок и в бюджет Зависят от организационной структуры
    Заказчик проекта

    Утверждение требований к продуктам проекта
    Приемка продуктов проекта

    Изменение приоритетов в реализации требований к продуктам проекта
    Спонсор проекта

    Утверждение целей проекта, сроков и бюджета
    Выделение ресурсов для проекта

    Решение вопросов, лежащих за пределами компетенции руководителя проекта
    Команда проекта Реализация задач проекта в согласованные с руководителем проекта сроки Сигнализировать о проблемах, возникших при решении задач, руководителю проекта

    В этой ролевой модели очень четко описана ответственность руководителя проекта за все аспекты проектного треугольника: руководитель проекта должен обеспечить достижение всех целей проекта через выполнение запланированных работ в срок и в бюджет.

    На примере кейса хочу продемонстрировать, как может происходить выбор конкретных лиц для выполнения описанных ролей в проекте.

    Давайте рассмотрим проект по автоматизации процессов взаимоотношений с клиентами (CRM) в небольшой частной компании. Кто из сотрудников компании, внедряющей у себя CRM, может стать заказчиком такого проекта?

    На мой взгляд, заказчиком проекта нужно назначать лицо, которое больше всего заинтересовано в результатах проекта. Вторым важным критерием выбора заказчика является наличие возможности у заказчика уделять достаточно времени работе в проекте.

    Чтобы принять решение о назначении заказчика в проекте CRM, предлагаю последовательно ответить на следующие вопросы:

    1. Сотрудники каких подразделений компании будут использовать программный продукт, автоматизирующий CRM?
    2. Кто из руководителей этих подразделений больше всего заинтересован в том, чтобы CRM помогла ему решать его задачи?
    3. Может ли потенциальный заказчик проекта CRM тратить на него 2-4 часа в неделю?

    По данным Standish Group, на каждую $ 1000 стоимости времени людей в ИТ-проекте приходится принимать 1,5 решения. Предположим, проект внедрения CRM-системы оценен в 50 000$, из них стоимость лицензий - 10 000$, а оставшиеся 40000$ - стоимость времени людей. По статистике Standish Group получается, что в этом проекте нужно будет принять около 60 важных решений, причем заказчик должен принять участие в 20% из этих решений. Предположим, что в среднем на решение одного вопроса заказчик тратит 4 часа. 12 важных решений по 4 часа на каждое - получается 48 часов.

    Если продолжительность проекта составляет примерно полгода, то 48 часов как раз распределятся на 24 недели по 2 часа в неделю. Однако заказчик будет тратить время не только на принятие важных решений. Ему нужно читать и согласовывать документы по требованиям к CRM, участвовать в приемке промежуточных результатов проекта, изучать отчеты руководителя проекта о ходе проекта. На эту работу, с моей точки зрения, уйдет не меньше времени, чем на принятие решений. Отсюда и появляется расчет, что на данный проект заказчику нужно планировать от двух до четырех часов в неделю. Конечно, это очень приблизительный расчет и в каких-то аналогичных проектах у заказчика может уходить намного больше времени на проект.

    Для нашего кейса допустим, что в результате ответов на первые два вопроса определились два кандидата на роль заказчика проекта - начальник отдела продаж и начальник отдела маркетинга. Осталось уточнить по обеим кандидатурам, могут ли они выделять на проект еженедельно от двух до четырех часов.

    В своей практике я встречал ситуации, когда никто из потенциальных кандидатов не хотел брать на себя роль заказчика проекта. Причина такого поведения, скорее всего, в том, что они опасались брать на себя дополнительную ответственность. Во-первых, на работу в проекте нужно время, а если оперативные задачи могут отнимать все рабочее время, то проектные придется решать в нерабочее время. Во-вторых, если проект окажется провальным, то за него, как минимум, не похвалят. Вот и скажите, кому захочется брать на себя роль заказчика проекта при таком раскладе? Бывает, что у кого-то из руководителей подразделений появилось понимание, что без решения стоящей перед проектом задачи в дальнейшем решать оперативные задачи будет все сложнее. В таком случае у него все-таки есть мотивация стать заказчиком.

    Итак, возможны следующие варианты: либо кто-то из этих двух кандидатов сам вызовется стать заказчиком проекта, либо заказчика выберет директор компании, либо старт проекта будет отложен, т.к. пока еще никому результаты проекта не нужны.

    Предположим, все развивается по оптимистичному сценарию: один из кандидатов (пусть это будет директор по маркетингу) сам попросил назначить его заказчиком проекта после того, как ему объяснили, за что он будет отвечать и какими полномочиями он обладает в рамках проекта.

    Спонсором проекта CRM, очевидно, станет директор компании. В небольшой компании эту роль больше некому поручить, ведь при возникновении ситуаций, когда руководитель проекта и заказчик не имеют полномочий или не хотят брать на себя ответственность за принятие решения, они пойдут к директору.

    Осталась нераспределенной еще одна роль - руководителя проекта. В компании, где управлять проектами по науке еще не научились, как правило, нет сотрудников с опытом управления проектами. А ведь ответственность у руководителя проекта серьезная: если проект начнет срывать сроки или превышать бюджет, директор в первую очередь спросит с руководителя проекта.

    Так кого назначить руководителем проекта в нашем кейсе?

    На самом деле при внедрении CRM руководителем проекта может стать представитель ИТ-компании, которая будет внедрять программный продукт. Но в таком назначении есть смысл, только если ИТ-компания берется сделать проект «под ключ», т.е. готова нести ответственность за достижение всех целей проекта. В случае если ИТ-компания выполняет только часть работ по проекту, придется назначать руководителя проекта из числа сотрудников нашей компании. И если у назначенного на роль руководителя проекта сотрудника нет навыков управления проектом, выполнение проекта в срок и в бюджет с достижением целей - под большим вопросом.

    Предположим, что было принято решение отдать ИТ-компании проект CRM «под ключ», и вопрос с назначением руководителя проекта решен - им станет профессиональный руководитель проекта со стороны ИТ-компании, которую еще предстоит выбрать.

    Ну и четвертая роль - команда проекта.

    В проекте CRM будет 2 команды - со стороны заказчика и со стороны ИТ-компании. Команда со стороны заказчика будет участвовать в задачах по сбору требований и тестированию доработанного функционала CRM, а команда ИТ-компании будет дорабатывать продукт в соответствии с требованиями и готовить его к промышленной эксплуатации.

    В команду проекта со стороны заказчика должны войти руководители всех подразделений, которые будут использовать программный продукт CRM. А заказчик проекта будет отвечать за выполнение назначенных его команде задач в срок и в соответствии с требованиями к результатам задач.

    Пожалуй, мы разобрались в предложенном кейсе, хотя сделали много допущений. В реальном проекте по внедрению CRM при распределении ролей в проекте все может оказаться запутаннее и сложнее.

    Делать какие-то обобщения на примере рассмотренного кейса не стоит. Проекты бывают очень разными как по своему масштабу, так и по предметной области. В некоторых случаях рассмотренная модель ролей может оказаться слишком простой и неэффективной. Например, в методологии управления проектами Prince 2 рассмотрена куда более сложная модель ролей, чем в PMBOK.

    Несмотря на это, надеюсь, читателем стала понятна точка зрения на ролевую модель в проекте, описанная в подходе PMBOK.

    И в завершение - одно наблюдение: чем четче описаны ответственность и полномочия для всех рассмотренных в статье ролей, тем лучше для всех участников проекта. А отсутствие одной из этих ролей приведет к резкому снижению шансов проекта на успех!

    Как мне кажется, лучше потратить время до старта проекта на определение необходимых ролей и назначение на эти роли конкретных лиц, чем по ходу разбираться с вопросами «кто виноват?» и «что делать?».

    Успехов вам в определении ролей в проектах!

    Оператором проекта будет выступать организация, созданная Правительством Белгородской области и подконтрольная департаменту строительства и транспорта области. Оператор будет работать без прибыли, таким образом квадратные метры участникам проекта будут передаваться практически по себестоимости.

    Есть ли смысл подавать заявку, если у меня нет преимущественных прав на участие в проекте, мой возраст 23 года, я не женат и у меня нет детей?

    При реализации проекта мы постараемся максимально охватить целевую аудиторию граждан и всем предоставить возможность участия в проекте.

    На территории г. Белгорода проект планируется реализовать за 3 года, по 600 квартир соответственно. Кроме этого, с 2018 года проект планируется реализовывать в других городах области.

    Все те, кто не войдут в список участников проекта в этом году, но в целом будут соответствовать условиям проекта войдут в резервный список.

    В случае высвобождения по каким-либо причинам мест в основном списке, в него будет попадать участник по очередности резервного списка. Кроме этого, что немаловажно, граждане, включенные в резервный список, будут иметь преимущественное право на участие в проекте в следующем году.

    Поэтому заявку подать нужно.

    Из каких материалов построят дом? Какими будут квартиры? Какой планировки? Где располагаться?

    Дома будут строиться из керамзито-бетонных блоков со сборными элементами перекрытия и применением экологически безопасного минерально-ватного утеплителя.

    Все квартиры однокомнатные площадью от 26 до 33 кв.м.

    Планировки квартир отличаются эргономикой и функциональностью.

    В текущем году проект запускается на территории юго-западного района г. Белгорода недалеко от Ботанического сада.

    Можно ли будет использовать средства материнского капитала в качестве первоначального взноса или на погашение оставшейся части долга?

    Безусловно, и в качестве первоначального взноса, и в качестве средств на уплату основного долга.

    Когда участник становится собственником квартиры? Когда можно осуществить продажу квартиры?

    Участник становится собственником квартиры после полной выплаты ее стоимости.

    Квартиру можно будет продать после истечения 5 лет с момента ввода дома в эксплуатацию.

    На сегодняшний день в Юго-Западном микрорайоне нет ни школы, ни детского сада. Планируется ли возведение этих объектов? Какая в целом будет инфраструктура?

    Проектом МКР "Новая Жизнь" предусмотрено строительство начальной школы на 200 учеников (мест), сблокированной с дошкольным образовательным учреждением на 200 воспитанников (мест). Ввод в эксплуатацию планируется в IV квартале 2019 года.

    В целом в микрорайоне будет вся необходимая инфраструктура. Микрорайон уже сегодня обеспечен дорогами. На первых этажах зданий запланированы магазины, аптеки, в микрорайоне будет достаточно нежилых помещений для размещения всей социально-бытовой инфраструктуры.

    Планируется ли реализации проекта в других населенных пунктах Белгородской области?

    Да. В планах реализация проекта в п. Северный, а также в Алексеевском, Валуйском, Новооскольском, Шебекинском и других районах области.

    На последнем месте работы работаю 5 месяцев. Необходимо ли брать справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы?

    Нет. Будет достаточно справки с последнего места работы.

    Я не замужем и у меня нет детей. Необходимо ли готовить документы на родителей как членов моей семьи?

    Нет. Документы необходимо подготовить только на Вас.

    В п.4 в пакете документов указано, что выписка ЕГРН нужна на каждого члена семьи. На ребенка возрастом 1,5 года тоже необходима выписка?

    Да. Выписка берется на участника проекта, его(ее) супруга (супругу) и на всех детей независимо от возраста.

    У меня есть дом в Прохоровке 50 кв. м., я его собственник. Могу ли я участвовать в проекте, если по всем остальным критериям я подхожу?

    Так как численность населения пгт. Прохоровка менее 15 тыс. человек, то будет учитываться год строительства Вашего дома. Если он построен до 1991 года включительно, то его площадь не будет учитываться при расчете обеспеченности жильем.

    Работаю в белгородском филиале (обособленном подразделении) компании, головной офис находится в Москве. Кто должен подписать ходатайство?

    Ходатайство может подписать руководитель белгородского филиала, представительства, либо обособленного подразделения.

    Многие даже не представляют себе, чем отличается планирование проекта в разных планировщиках задач, хотя отличия есть существенные. Нельзя сказать что у одного планировщика есть только достоинства, а у всех остальных недостатки. Каждый по своему хорош и подходит под те либо иные задачи.

    Мысли о будущем, постоянные размышления о том, как сделать больше, порождают такое состояние ума, при котором ничто не кажется невозможным.(Генри Форд)

    Чтобы увидеть это все наглядно — решил сделать этот обзор. Специально для вас рассмотрю один и тот же проект в различных планировщиках задач:

    • MyLifeOrganized
    • Wunderlist
    • ToDoIst
    • Microsoft To-Do

    Для примера беру проект, который я уже рассматривал в своем видео . С реальным проектом будет интереснее.

    Как происходит планирование проекта в MyLifeOrganized

    Как я планирую свои проекты

    Мои проекты в MyLifeOrganized выглядят следующим образом (в обзоре я для удобства отображения не устанавливал сроки и даты начала):

    • есть четкая структура что и за чем идет
    • используются зависимости — пока одна задача не будет сделана, какая-то другая не сможет начать выполняться ни при каких условиях
    • в нужных местах установлены подзадачи по порядку — принцип «подачи патронов в обойме пистолета»

    Что это нам дает?

    Благодаря такому построению проектов у нас формируются списки активных действий, которые могут быть выполнены здесь и сейчас.

    На начальном этапе наш список активных действий выглядит следующим образом:

    А с учетом использования контекстов, этот список разделен на места, где я могу это выполнить и на инструменты, которые мне для этого нужно:

    Учтите, что это всего лишь один проект для примера. В реальной жизни такие списки формируются из

    • множества проектов
    • повторяющихся задач
    • разовых (важных и не очень важных)

    Без нужных навыков, упомянутых инструментов и построенной системы отследить и построить это все в отсортированные списки будет затруднительно.

    Каких функций MLO нет в других планировщиках

    Вычисляемый процент выполнения проекта

    В зависимости от приложенного усилия к выполнению каждой задачи проекта автоматически формируется процент выполнения проекта. На самом проекте визуально видно насколько вы продвинулись, а какие проекты до сих пор не начались. Наглядно и удобно!

    Статусы проекта

    Если у вас 50-100-200 проектов, которые отображаются единым линейным списком, и вы будете пытаться ежедневно их все контролировать — на долго вас не хватит. MyLifeOrganized позволяет разделить проекты на статусы по состоянию проекта: Не начался, Идет, В ожидании, Завершен. Таким образом вы можете отсортировать большое количество проектов, которые вы в ближайшее время не будете выполнять, а сфокусироваться на небольшом количестве проектов со статусом «Идет».

    Создать проект из шаблона

    Если один и тот же проект повторяется у вас с какой-то периодичностью, вы можете один раз создать шаблон, а потом при необходимости создавать новый проект из шаблона.

    Для примера, у меня есть шаблоны проектов моих индивидуальных тренингов. При поступлении нового заказа я на основании шаблона создаю новый проект и называю его именем обучаемого. При минимальных затратах на планирование — весь процесс тренинга я держу под контролем.

    Задачи по порядку

    После создания проекта мы часто видим, что огромное количество подзадач проекта вывалились в наш список активных действий. Хотя этого реально избежать всего лишь постановкой одной галочки «Подзадачи по порядку». Получается принцип обоймы в пистолете — пока один патрон находится в стволе, остальные ждут своей очереди и «не высовываются». Аналогично реализуется при необходимости и в МЛО: если задачи идут последовательно друг за другом, выставляем «Подзадачи по порядку» и в активных видим только одну задачу, на выполнении которой нам нужно сфокусироваться.

    То, что «Подзадачи по порядку» действуют только на один уровень вложенности задач, позволяет нам назначать проектам индивидуальную последовательность со всевозможными поворотами событий.

    Зависимости

    Бывают ситуации, что проект зависает, и может продолжаться только после выполнения какого-то стороннего проекта. Как поступать в подобных ситуациях?

    В МЛО переплетение проектов между собой не составляет никакой проблемы. Не нужно «придумывать велосипед» как это все отобразить и настроить. Устанавливаем зависимость одной задачи от другой (а можно даже и от нескольких). Пока задача не будет выполнена, остальные в активных действиях показываться не будут, не зависимо от их свойств и приоритетов.

    Отложенная зависимость позволяет творить еще большие «чудеса». Например, вы делаете ремонт в квартире, выровняли штукатуркой стены и теперь вам нужно наклеить обои. Без отложенной зависимости, как только вы выполните задачу «Штукатурка», вам планировщик сразу предложит клеить обои. Сколько дней нужно, чтобы высохла штукатурка? Допустим, 3 дня (я не силен в ремонтах и строительстве). Ставим отложенную зависимость показывать задачу «Обои» через 3 дня после выполнения задачи «Штукатурка». Гениально!

    Как такой план выглядел бы в Wunderlist

    Для простых проектов, типа этого, вполне подойдет. Проект видно в целом, но не совсем понятно что, когда и зачем нужно делать.

    Что мне не понравилось

    • После многих лет использования МЛО, не могу привыкнуть к подзадачам в Wunderlist. Они ни в списках не показываются, хэштеги в них не отображаются как ссылки. Больше похоже на чек-лист
    • Корректировать выполнение можно только с помощью срока. Если даты нет — задачи можно увидеть только в списке с проектом и больше нигде.

    Как такой план выглядел бы в Todoist

    Древовидная структура задач очень похожа на структуру в MyLifeOrganized. Но из-за отсутствия отображения активных задач в отдельном списке, эта древовидная структура фактически бесполезна. Можно сказать, что дерево задач сделано не для работы, а для общего представления.

    Что мне не понравилось

    • Не возможно работать со списком как с проектом: добавлять информацию, описывать желаемый результат, прописывать критерии выполнения проекта. Это просто название и все!
    • Бесполезное дерево задач в проекте. Больше запутывает, чем помогает. Был бы сложнее проект — запутался бы точно.
    • Корректировать выполнение можно только с помощью срока. Если даты нет — задачи можно увидеть только в списке с проектом и больше нигде

    А есть ли проекты в Microsoft To-Do?

    Даже не знаю, стоит ли делать скриншот. Проектов просто нет. Списки есть, а проектов нет….

    Может быть у меня какое-то особенное понятие про проекты, но такой список можно сделать в любом текстовом редакторе или написать на бумаге. В чем особенность?

    И, кстати, я уже очень сильно сомневаюсь что Microsoft To-Do сможет заменить либо составить альтернативу, такому монстру продуктивности, как Wunderlist. Произошел вброс информации о супер-продукте, о котором я сразу же высказал свое мнение в своем блоге. Прошел почти месяц, а ни одной функции в планировщик не добавилось. Вообще ничего не добавилось. После анонса даже ни одной статьи не было по этому вопросу…

    Может обломались? Оказалось «не по Хуану сомбреро», как говорят…?

    Подводим итоги

    Каждый планировщик по своему хорош и преследует определенные цели. Мне кажется, что дело

    • в привычке
    • в необходимой глубине проработки и планирования проектов. Не всем же быть стратегами
    • в готовности попробовать что-то новое. Многие не хотят переходить на продвинутые продукты только потому, что «это же нужно в них разбираться»

    Если бы я делал только то, что хотят от меня люди, они бы до сих пор ездили на каретах. (Генри Форд)

    Спасибо за чтение этой статьи — я потратил много времени, создавая её для вас. Буду благодарен, если вы дадите свою обратную связь. Без информации от вас этот блог не может быть полным. Так что давайте оставаться на связи!

    • Не забудьте оставить комментарий — ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
    • Поделитесь ссылкой на эту статью — если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
    • Присоединяйтесь ко мне в Instagram — там вы найдёте ситуации, мысли, впечатления из моей повседневной жизни, мои собственные взлёты и падения в борьбе за гармонию, а также множество фотографий, на которых изображено, как я пытаюсь следовать своим увлечениям и принципам жизни.
    • Присоединяйтесь ко мне на