Как оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу. Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии Правила заполнения журнала регистрации приказов

Постановление Росархива от 6 сентября 2000 года устанавливает порядок учета приказов в организациях. Согласно ст. 358 кадровые приказы учитываются отдельно от остальной документации, для чего на каждом предприятии ведется журнал регистрации приказов по личному составу.

Учет персонала отделен от бухгалтерского и управленческого: вопросы, касающиеся внешнего и внутреннего движения кадров, вынесены за рамки основной деятельности фирмы, поэтому приказы по личному составу не могут регистрироваться вместе с производственными документами. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется внутренними локальными актами организации.

Специального бланка журнала регистрации приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя форму данного документа. Как правило, она включает стандартные для учетной книги по кадрам графы:

1. Порядковый номер приказа.
2. Дата документа.
3. Номер, присвоенный приказу.
4. Вид приказа.
5. ФИО работника.
6. Основание для распоряжения.
7. Подпись работника об ознакомлении.
8. Должность и ФИО ответственного работника службы персонала, обработавшего документ.
9. Подпись кадровика.
10. Примечания.

Целесообразно не «сваливать» все приказы по персоналу в один журнал, а разделить их по группам, присвоив каждой из них свой индекс и создав на каждую свою регистрационную форму, например, отдельная тетрадь по командировкам, по аттестациям и т.д. В кадровом делопроизводстве рекомендуется для регистрации документов применять индексирование: номер приказа по движению личного состава начинается с индекса ЛС, по отпускам – О, учет больничных маркируется индексом Б, по командировкам – КМ. Соответствующим образом обозначается каждый журнал регистрации.

Требование к оформлению регистрационного журнала

Книга, в которой ведется регистрация, должна иметь твердую обложку. На обложке располагается наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса.

Титульный лист содержит:

• наименование организации без указания реквизитов;
• продублированное с обложки название документа;
• даты начала и окончания журнала.

Первая страница предназначена для перечня сотрудников, ответственных за ведение журнала:

• должность и подразделение;
• фамилия;
• подпись работника;
• календарный период, на который данное лицо было назначено ответственным;
• реквизиты приказа о назначении.

Страницы должны иметь сплошную нумерацию (проставляется порядковый номер и индекс на каждой странице, начиная с первой после титульного листа). Журнал сшивается и пломбируется – на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, с подписью руководителя компании / начальника кадровой службы и печатью организации.

Закрытие журнала отмечается также на последнем листе:

• дата окончания записей и передачи в архив;
• на каком основании журнал закрыт (должность, ФИО лица, отдавшего соответствующее распоряжение, дата и номер документа).

Правила заполнения журнала регистрации приказов

Приказы по личному составу являются юридически значимыми документами, поэтому к их регистрации предъявляются строгие требования: при заполнении не допускаются ошибки, помарки, а также сокращения, если они не позволяют однозначно трактовать запись.

1. Имя и отчество работников разрешается вносить в виде инициалов, но если в организации трудятся 2 однофамильца с идентичными инициалами, имя-отчество нужно вписать полностью или сокращенно, так, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого именно сотрудника касается приказ.
2. Номера записей проставляются сплошной нумерацией по всей книге, номера распоряжений присваиваются по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер).
3. Формат даты – стандартный: «дд.мм.гггг».
4. В графе «вид приказа» указывается действие, предусмотренное документом в отношении работника: прием, перевод, увольнение, поощрение, взыскание, изменение фамилии, отпуск по уходу за ребенком и прочее.
5. В качестве основания указывается документ, ставший причиной для издания распоряжения: заявление работника, трудовой договор (ТД), дополнительной соглашение к трудовому договору (Доп.) и т.д.

по личному составу можно посмотреть на нашем сайте.

Ведение журнала по кадровым приказам

Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.

Закрытая книга передается в архив. Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет 75 лет, что необходимо учитывать, оформляя документ. Типографская книга для журнала должна быть качественной: с твердой износостойкой обложкой, плотной бумагой, хорошо проклеенными и прошитыми листами. Наклейка с названием журнала должна хорошо держаться и исключать вероятность отклеивания – во избежание этого можно заламинировать обложку.

Исправление ошибочных записей допускается в соответствии с правилами делопроизводства. Нельзя удалять, подчищать ошибки, использовать корректирующие средства. Для внесения правки неверную запись аккуратно зачеркивают одной линией и рядом вписывают правильные данные. Если в бланке есть графа для примечаний, факты исправлений можно фиксировать в ней.

Журнал регистрации приказов разрешено вести как в традиционном бумажном, так и в электронном варианте. Во втором случае компьютерный файл с регистрационной таблицей необходимо защитить от несанкционированного доступа и правок. Правила ведения, предусмотренные для бумажной книги, справедливы и для электронной формы.

При необходимости электронный журнал можно распечатать с соблюдением всех требований к оформлению: обложка, титульный лист, нумерация, сшив, заверка и опечатывание. При передаче журнала в архив следует обеспечить читаемость и сохранность данных: хорошая бумага, качественная четкая печать.

Приказы по личному составу, относящиеся к документам по внешнему движению рабочей силы, рекомендуется отделять от распоряжений по внутреннему перемещению. Эти данные используются при анализе текучести кадров: количеству и частоте поступлений на работу, увольнений, переводов, которые в целях статистики рассматриваются как увольнение с одной должности и прием на другую. Внутренние кадровые документы – командировки, приказы по отпускам, регистрация больничных листов – учитываются в других журналах.

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

• возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
• возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
• придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• систему планирования;
• порядок и структуру отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

• назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны;
• проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

1. Порядковый номер документа.
2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

• исправлений;
• подчисток;
• необоснованных зачеркиваний;
• откорректированных записей;
• разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.

Виды приказов по движению кадров

К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

• О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
• О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
• О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
• Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
• О направлении в длительную зарубежную командировку.
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
• О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

• о ежегодных оплачиваемых отпусках;
• о краткосрочных командировках;
• о дисциплинарных взысканиях;
• о праздничных днях и т.д.

Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

Для чего нужен этот журнал?

Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом .

Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.

Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?

Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа , поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

Можно купить готовый журнал:

• прошнурованный;
• пронумерованный;
• опломбированный;

Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации .

Кто должен вести этот журнал?

Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству , с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.

Требования к оформлению

Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.

Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

• это ЛС для документов, которые хранятся 75 лет;
• К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.

Сам журнал оформляется следующими графами:

• Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
• Дата издания приказа.
• Номер приказа по личному составу.
• Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
• ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
• Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).

На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

Электронная форма журнала

При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

Поэтому желательно иметь электронную форму данного документа, которая ускоряет процесс поиска необходимой информации по каждому отдельному работнику: сколько дней отпуска он отгулял, в какие дни он был в командировке, когда брал отпуск без оплаты труда и т.п.

С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С , то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона. Журналы, относящиеся к кадровой работе, являются по своей сути фундаментом всего кадрового делопроизводства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В связи с этим обозначенные журналы могут быть предметом системных проверок со стороны разных контролирующих органов. Кроме того, правильное оформление кадровой документации, оказывает прямое влияние на ее юридическую значимость, а также персонально касается каждого сотрудника организации. Можно сказать, что до тех пор, пока документ не пройдет надлежащую регистрацию, он фактически не существует.

Слово законодательства

Как правило, кадровые работники оформляют несколько разных журналов, в которых проводят регистрацию приказов разных видов. Например, один журнал может содержать распоряжения исключительно по персоналу. Другой журнал может отображать приказы деятельности предприятия. Существует также практика оформления журналов только по отпускам или увольнениям.

Общепризнанная форма журнала регистрации приказов содержит в себе все ключевые в кадровой практике колонки. В качестве резервных колонок, могут быть пустые столбцы, которые при необходимости будут заполняться ответственными лицами по их усмотрению

Единой формы журнала регистрации распоряжений, которая была бы утверждена законом, не существует.

В связи с этим, образец журнала регистрации приказов о приеме на работу будет показан ниже по тексту. Кроме того, организации может разрабатывать собственный проект формы журнала.

В зависимости от сложившейся ситуации, работодатели помимо общепринятых столбцов, вправе добавлять дополнительные колонки. Например, «Ф.И.О. или должность сотрудника, по которому издается распоряжение», «кем удостоверяется распоряжение», «основание приказа», «табельный номер сотрудника», «исполнитель распоряжения», «куда передается приказ», «должность и Ф.И.О. лица, которое внесло соответствующую запись».

Регуляторная политика

Согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень документов, что образовываются в процессе деятельности предприятия. Одним из ключевых положений этого нормативного акта является установление сроков их хранения. Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет.

Порядок нумерации распоряжений законом или Перечнем не предусмотрен. Тогда как, согласно Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией, но в рамках календарного года. Дополнительно в инструкции указывается на необходимость отдельной нумерации распоряжений по основной деятельности, а также приказов в отношении рабочего персонала.

Обязательно ли вести?

Как уже ранее говорилось, приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден срок сохранения журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией.

Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным.

Как насчёт электронной формы?

В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления. Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов.

По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде.

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно.

Виды журналов регистрации приказов с образцами

Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:

• О приеме, переводе, расчете персонала.
• О предоставлении отпусков.
• О командировке персонала.
• О поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.

Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

Методика ведения

Основными этапами по организации делопроизводства выступает:

• Организация документооборота, т. е. оптимального движения подготовленной документации внутри предприятия.
• Документирование хозяйственно-распорядительной деятельности.
• Обеспечение сохранения документации.

Стандартная процедура оформления документов предусматривает участие многих сотрудников предприятия. Делопроизводство и его организация находится в зоне ответственности службы делопроизводства. К тому же это название носит условный характер, и в зависимости от размера предприятия или возложенных на нее функций может быть как общим отделом, так и канцелярией.

В небольших организациях эта функция, как правило, возлагается на секретаря. На начальном этапе необходимо установить единые правила работы с документацией. Для решения этой задачи отличным решением будет их закрепление в инструкции. Не следует забывать, что современная канцелярская работа в большей степени определяется самим предприятием, тогда как нормативные акты носят больше рекомендационный характер.

Поэтому для становления делопроизводства необходимо разработать два базовых документа:

1. Инструкция по делопроизводству. В указанном локальном акте должны быть отображены все внутри организационные правила работы и обращения с документацией. На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения.
2. Номенклатура дел. Указанный систематизированный перечень документов отображает их учет по срокам хранения, и используется с целью последующей передачи в архив или для уничтожения.

Смотрите видео, как составить инструкцию по делопроизводству:

Необходимо отметить, что в журнале фиксируются все распоряжения связанные с личным составом. Титульный лист журнала используется для написания полного наименования документа. Следует отметить, что наименование пишется заглавными буквами. После этого указывается название предприятия.

В крупных организациях предпочтительнее заводить количество журналов соразмерное с количеством соответственных служб или отделов.

На титульном листе также указывается дата фактического оформления документа. Журнал нумеруется и прошивается, после чего скрепляется подписью директора и печатью предприятия. Идеально, если журнал регистрации будет опломбирован номерной пломбой. Но в таком случае ее номер необходимо вписать в журнал, иначе без этого невозможно считать журнал опломбированным.

Ответственные лица

В отношении основной деятельности предприятия, распоряжения готовятся по поручению директора руководителями отделов подразделений. Если стоит вопрос по решению комплексной задачи, тогда руководитель может создать специальную комиссию, которая будет состоять из разнопрофильных специалистов. Но, так как задачи бывают не только основными, но и оперативными, то распоряжения необходимо классифицировать.

Можно предложить такой вариант:

1. Распоряжения по основной деятельности. Подобные приказы издаются в рамках реализации организационных задач.
2. Распоряжения по административной деятельности.

Распоряжения по вышеуказанным направлениям подлежат раздельной регистрации. Другими словами, необходимо производить раздельное хранение этой документации. Это связано с тем, что период хранения документации связанной с административными задачами — 5 лет. Тогда как документы по основной деятельности должны сохраняться постоянно. Журнал регистрации относится к категории документов предназначенных исключительно для внутреннего пользования.

Процедура ознакомления с журналом регистрации происходит исключительно в присутствии лица, которое отвечает за его оформление. К тому же, журналы регулярно должны предоставляться руководителю отдела. Это нужно для проведения проверки принимаемых решений, а также для оценки кадровой работы отдела.

В период оформления, журнал регистрации хранится у лица, которое отвечает за его ведение. Если журнал заканчивается, то на титульной стороне об этом делается отметка.

Обязательные графы

Как уже ранее говорилось, утвержденной законом формы журнала регистрации не существует, что позволяет организации разрабатывать ее самостоятельно. Поэтому допускается использование граф, рекомендованных специалистами.

В частности:

• № п/п (номер записи),
• дата распоряжения;
• номер приказа;
• вид распоряжения, краткое его содержание;
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер;
• основание выдачи приказа.

К числу дополнительных колонок можно отнести, в частности:

• кем подписан приказ,
• кто исполнитель распоряжения;
• куда передано распоряжение;
• расписка в получении (подпись, дата);
• отметка о направлении в дело;
• должность, Ф.И.О. лица, вносящего запись (регистрирующего приказ);
• примечание.

Бывает так, что колонка «Примечание» в журнале не предусмотрена. В этом случае нужно сделать отметку, подобной той, что отображается в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), после чего указать новые данные.

Пример заполнения

Рассмотрим образец по заполнению основного раздела журнала на примере приказов по личному составу:

№ п/п	Дата распоряжения	Номер приказа	Вид распоряжения	Ф.И.О. сотрудника	Таб. номер	Основание
			Прием на работу	Полозова Татьяна Викторовна		Трудовое соглашение № 14 от 13.07.2014
	16.07.2014	118-лс	Увольнение	Кузин Андрей Сергевич		Доп. соглашение № 2 от 12.07.2014 к трудовому договору № 11 от 10.03.2012
	18.07.2014	119-лс	Перевод на другую работу	Сорокина Мария Александровна		Заявление, доп. соглашение № 2 от 12.07.2014 к трудовому договору № 11 от 10.03.2012

Сроки хранения

Следует напомнить, что в силу приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 определен период сохранения журнала регистрации, который составляет 75 лет.

Этот вид журнала, как правило, отображает следующие распоряжения:

• о приеме на работу;
• о переводе;
• о дежурстве;
• об оплате труда;
• о совмещении профессий;
• об увольнении сотрудника;
• о повышении квалификации;
• о поощрении персонала;
• обо всех видах отпусков;
• о смене фамилии сотрудника;
• о продолжительных командировках.

Другой журнал регистрации, у которого период хранения 5 лет, как правило, отображает следующие распоряжения:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодных и учебных отпусках;
• о дежурстве;
• о непродолжительных командировках.

Заболевший в командировке может рассчитывать на компенсацию. Читайте о

В какие сроки происходит возмещение НДС из бюджета? Вся информация

Текст коммерческого предложения на поставку товара должен быть продуман до мелочей. Примерный образец найдёте в этой

Приказы задним числом: способы регистрации

Из-за того, что журнал регистрации прошивается и нумеруется, после чего подписывается директором, скрепляется печатью предприятия, то внесение приказа задним числом в такой журнал исключено. Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка.

Рассмотрим несколько возможных вариантов.

1. Если на предприятии нет дальнейшей регистрации приказов, то распоряжение можно сделать задним числом.
2. Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя руководителя с объяснением причин и зарегистрировать приказ текущим числом. Второй вариант хорош тем, что в случае проверки пояснительная записка будет оправданием сложившейся ситуации перед контролирующими органами. Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.

Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет. Но, ее использование упрощает работу кадровика. К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями. Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц.

Касательного искусственного исправления ошибок, то единственное, что здесь можно порекомендовать, это совершать замену только тех документов, которые не пересекаются с другими распоряжениями, особенно теми, которые нельзя заменить.

Хронология событий, прежде всего, нужна для самого работодателя. Например, на тот случай, если с сотрудником, который находится за пределами территории предприятия, произойдет несчастный случай. При подобных обстоятельствах «Последовательное распоряжение» с подписью сотрудника о том, что он ознакомлен с приказом, является фундаментальным способом по устранению проблем. На случай расследования несчастного случая, лучшей превентивной меры не придумаешь, особенно когда это касается опасных видов деятельности.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Документооборот крупной коммерческой компании может быть весьма объемным. При этом все документы должны находиться в полном порядке, обеспечивающем возможность быстрого поиска нужной бумаги. В этой статье мы опишем, как организации может помочь налаженная система регистрации приказов в организации в 2017 году, которая ведется при помощи журнала учета приказов. Образец такого документа включает в себя несколько вариантов, в том числе журналы регистрации приказов и журналы по приказам по кадрам.

Из этой статьи вы узнаете:

• что собой представляет журнал учета приказов, образец которого следует применять для организации документооборота;
• как используются журналы регистрации приказов;
• как оформляются журналы по приказам по кадрам.

Журнал учета приказов: образец

Как правило, в штате коммерческой организации присутствует специальный сотрудник, который является лицом, ответственным за ведение документооборота. В случае, если речь идет о крупном предприятии с разветвленной структурной системой, соответствующие функции могут быть возложены на профильный отдел, имеющий те же задачи. В обеих ситуациях для того, чтобы обеспечить упорядоченность документов, издаваемых в компании, обыкновенно осуществляется процедура регистрации приказов .

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Для этого достаточно удобно использовать специальную форму, которая в сложившейся практике получила название журнала регистрации приказов. При этом, однако, действующее законодательство не содержит строгих указаний относительно того, какой именно вид должен иметь такой документ. Поэтому каждая компания вправе самостоятельно установить форму журнала учета приказов. Образец этого журнала, который используется наиболее часто, как правило, включает в себя следующие графы:

• номер приказа;
• дата издания документа;
• отдел, ответственный за исполнение указаний в документе, внесенном в журнал учета изданных приказов;
• основное содержание приказа;
• лицо, подписавшее документ;
• количество листов приказа;
• количество листов приложений к документу.

Журналы регистрации приказов

В течение длительного времени процедура регистрации приказов осуществлялась преимущественно в бумажном виде при помощи журнала регистрации приказов , оформленного в виде брошюры. Однако развитие новых технологий документооборота вносит свои коррективы и в эту сферу деятельности. Сегодня многие компании уже осознали удобство ведения документации в электронном виде, поэтому зачастую журнал регистрации приказов в организациях ведется в электронном виде.

В нормативно-правовой базе, регулирующей вопросы осуществления документооборота в коммерческих компаниях, не содержится каких-либо инструкций относительно требуемой формы учета документации предприятия. Поэтому руководство организаций имеет право определить, какой вид учета издаваемых документов - электронный или бумажный - является наиболее удобным в конкретном случае.

Опытные специалисты рекомендуют дублировать эти данные в бумажном и в электронном виде. При одновременном оформлении приказа в обеих системах объем дополнительной работы оказывается не слишком большим, однако при этом сохраняются все преимущества обоих подходов к ведению документооборота. Так, бумажный бланк журнала регистрации приказов сохранит зафиксированные данные в случае проблем с электронным носителем, а электронная форма журнала обеспечит удобство поиска и хранения данных.

Нумерация приказов

В сложившейся практике порядок нумерации изданных в организации приказов регламентируется Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в свою очередь, утвержденной приказом Федерального архивного агентства № 68 от 27.11.2000 г. В этом нормативно-правовом документе содержится указание на то, что в пределах одного календарного года в организации следует вести сквозную нумерацию выпускаемых документов.

Обратите внимание: эти действия обеспечит возможность отслеживания хронологического порядка их издания. Поэтому ведение документооборота требует от ответственных сотрудников дисциплинированности и аккуратности в оформлении приказов и прочих бумаг.

Кроме того, им необходимо иметь в виду, что та же типовая инструкция содержит рекомендации относительно разделения всего объема документации на группы, соответствующие предмету конкретного приказа. Так, в частности, речь идет о разделении документов на следующие категории:

• документы по основной деятельности предприятия, которые подлежат внесению в журнал регистрации изданных приказов по административно-хозяйственной деятельности;
• документы, касающиеся различных аспектов осуществления трудовых отношений с работниками предприятия, которые фиксируются в журнале по приказам по кадрам организации.

Общие правила оформления документов приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Тем не менее, они не являются строго обязательными к соблюдению. При этом они могут быть использованы в качестве основы для составления собственных форм, которые будут применяться в организации.

Скачайте документы по теме:

Сроки хранения приказов

Так, общий перечень видов деятельности, которые относятся к указанной тематике, зафиксирован в разделе 10 приложения к приказу № 558. Он включает в себя следующие вопросы:

• обеспечение соблюдения действующих правил распорядка работы, принятых в компании;
• вопросы, связанные с реализацией деятельности по эксплуатации зданий и сооружений, находящихся в собственности организации или занимаемых ею на условиях аренды, субаренды или прочих условиях;
• осуществление транспортного обслуживания и обеспечения внутренних коммуникаций в компании, подлежащих регистрации в журнале приказов. Актуальный образец такого документа включает вопросы телефонизации, сигнализации, радиофикации и всех внутренних телекоммуникационных систем предприятия;
• вопросы обеспечения требуемого уровня безопасности организации.

Общие правила оформления приказов по административной-хозяйственной деятельности, установленные ГОСТ Р 6.30-2003, не предполагают особых требований к данному виду документов. Вместе с тем, поскольку положения приказа № 558 устанавливают отдельный порядок хранения этих бумаг, целесообразно применять в их отношении специальный порядок осуществления нумерации. Опытныеделопроизводители рекомендуют в этом случае дополнять стандартный номер приказа буквенным кодом, указывающим на его тематическую принадлежность. Например, это может быть обозначение «А», «Х», «АХ» или другое по усмотрению организации.

Обратите внимание! Некоторые из приказов этой категории имеют постоянный срок хранения или подлежат замене только в случае издания новых документов. Однако большую часть таких приказов необходимо хранить не дольше пяти лет. Конкретные сроки хранения документов каждого вида приведены в разделе 10 приложения к приказу № 558.

Журналы по приказам по кадрам

Документы, касающиеся оформления трудовых отношений с личным составом организации, следует фиксировать в книге регистрации приказов по кадрам. Образец этого документа, как правило, включает в себя те же основные графы, что и прочие вид журналов регистрации приказов. Однако в данном случае специалисту, обеспечивающему контроль за ведением документооборота на предприятии, необходимо следить за тем, чтобы в этом журнале был отражен весь спектр документов, касающихся вопросов движения личного состава.

Для удобства дифференциации к номеру приказа можно добавлять соответствующий буквенный код, например, «К» или «Л».

Конкретный перечень вариантов содержания приказов, которые относятся к этому разделу, приведен в разделе 8 приложения к приказу № 558. Он включает в себя:

• приказы, фиксирующие прием сотрудников на работу, их перемещение внутри организации, в том числе посредством перевода, и увольнение;
• приказы, описывающие действующие процедуры определения квалификации сотрудников;
• приказы о направлении работников на обучение или иные мероприятия, имеющие целью повышение их квалификации;
• приказы о награждении или поощрении сотрудников за выдающиеся результаты в трудовой деятельности.

Обратите внимание! Некоторых из приказов, относящихся к перечисленным категориям, имеют более короткий срок хранения, чем максимальная 75-летняя продолжительность, установленная для наиболее важных видов приказов по личному составу. Для того, чтобы определить норматив срока хранения конкретного документа, целесообразно проконсультироваться с положениями раздела 8 приложения к приказу № 558.

Таким образом, регистрация приказов, издаваемых организацией, - это достаточно трудоемкий процесс, требующий соблюдения большого количества нюансов и требований. Вместе с тем, обеспечение безукоризненного порядка в документообороте - это залог эффективной работы предприятия и отсутствия проблем с контролирующими органами. Поэтому к вопросу регистрации документов ответственным специалистам необходимо подходить с особенной тщательностью и аккуратностью.