Что говорят другие о профессии офис менеджер. Требования, предъявляемые к офис-менеджеру

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и « » как взаимозаменяемые. Однако, это не верно. Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам. Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности. В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

• в Москве – 15-22 тыс. рублей;
• в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
• в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
• в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

• Знать порядок заключения и расторжения договоров;
• Владеть основами оформления офисной документации;
• Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
• Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
• Обладать навыками скоростного набора текста;
• Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
• Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
• Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
• Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
• Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
• Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
• Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
• Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

• Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
• Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
• Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
• Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
• Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
• Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
• Отслеживать и вести учет входящих звонков;
• Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
• Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
• Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
• Соблюдать положения должностной инструкции;
• Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
• Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
• Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
• Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
• Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
• Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
• Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
• , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
• Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
• Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
• Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
• Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
• Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
• Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Права офис-менеджера

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

• Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
• Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
• Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
• Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
• Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
• Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
• Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
• Нарушение правил пожарной безопасности;
• Несоблюдение техники безопасности;
• Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

Офис-менеджер — это человек, который закупает канцелярские товары, ведет документацию, контролирует состояние техники, обеспечивая текущую работу офиса. Профессия подходит тем, кого интересует труд и хозяйство (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

На плечи этого сотрудника ложится большой объем работы, поэтому он является негласным хозяином офиса, а также выполняет функции помощника и делопроизводителя. В странах СНГ от специалиста редко требуют знание иностранных языков, а вот в крупных корпорациях и зарубежных компаниях этого специалиста могут обязать работать переводчиком.

Особенности профессии

Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:

• закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
• контроль за чистотой в офисе;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
• проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
• контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
• административно-хозяйственная работа;
• прием и регистрация почты, ее распределение;
• встреча гостей;
• прием звонков;
• организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
• работа с документами и другие.

Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы:

1. Не возникают сложности с трудоустройством.
2. Работа секретаря — лучший выбор для студентов и выпускников, которые хотят получить опыт и запись в трудовой книге.
3. Опытные специалисты в этой сфере получают высокую заработную плату.
4. Работа несложная и достаточно интересная.

Минусы:

1. Неопытный человек будет получать минимальную заработную плату.
2. Высокая ответственность и много обязанностей.
3. Начальство и коллектив часто винят секретаря во всех неприятностях, которые случаются во время рабочего процесса.
4. Руководители могут загружать сотрудника личными просьбами. Поэтому специалист должен успевать выполнять основную работу и задания начальника, что не всегда легко.

Личные качества

Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.

1. Коммуникабельность.
2. Отличная память.
3. Доброжелательность.
4. Пунктуальность.
5. Грамотность и обучаемость.
6. Умение работать в коллективе.
7. Неконфликтность.
8. Задатки и руководителя, и организатора.
9. Хорошее знание иностранного языка.
10. Терпеливость.
11. Понимание корпоративной этики.

Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.

Обучение на офис-менеджера

Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».

К специалисту выдвигаются минимальные требования:

• безупречная грамотность;
• умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
• приветствуется опыт работы.

Руководители отдают предпочтение специалистам, которые имеют — это , и другие.

На этом курсе можно получить профессию управляющего недвижимостью за 3 месяца и 10 000 руб.:
— Одна из самых доступных цен в России;
— Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца;
— Обучение в полностью дистанционном формате;
— Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок!
— Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Место работы

Представитель профессии может найти работу в любом регионе России, просто просмотрев объявления. Специалист может трудоустроиться на предприятие, в мелкие и крупные организации, которые нуждаются в учете документации, приеме и отправке корреспонденции и встрече гостей.

Специалист должен хорошо разбираться в той работе, которую выполняют сотрудники компании. Если это юридическая компания, то офис-менеджер должен иметь базовые знания о юриспруденции и т. д.

Сколько зарабатывает Офис-менеджер

Зарплата на 05.06.2019

Россия 20000—60000 ₽

Москва 35000—75000 ₽

Заработная плата этого специалиста зависит от его знаний, умений и компании, в которой он работает. Работа профессионалов, закончивших курсы и знающих иностранный язык, оплачивается в 2-3 раза выше, чем работа рядовых секретарей.

Карьера

Представители рассматриваемой профессии постоянно обучаются, а получение новых знаний и опыта влечет за собой карьерный рост. Офис-менеджер может получить должность личного помощника руководителя, утроиться на работу в крупную международную компанию, где заработная плата на 100% процентов выше, чем в обычном офисе.

Профессиональные знания

1. Знание основ делопроизводства (прием/отправка писем, составление отчетов, прием звонков и их фиксирование, передача документов в архив и многое другое).
2. Знание компьютерных программ, в частности умение работать с Microsoft Word Online и Microsoft Office Excel.
3. Умение работать в «1С:Предприятие».
4. Умение использовать офисную технику (сканер, принтер, факс, ксерокс и другое оборудование).
5. Знание английского языка.

Видео: Офис-менеджер о своей работе

Офис-менеджер – это лицо офиса. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и . Это серьезная должность, поэтому наличие высшего образования и опыта работы обязательны при приеме.

Что входит в обязанности офис-менеджера

Подготовка офиса . Проверка компьютерной техники, телефонов и офисного оборудования. Вызов мастера при необходимости ремонта.
- Контроль таких санитарных норм, как освещение, и температура в помещении.
- Подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач.
- Контроль работы секретарей, курьеров и водителей. Распределение обязанностей, постановка задач, степени ответственности и анализ эффективности их работ.
- Разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды. Обеспечение работников канцелярскими товарами, расходными материалами и бейджами.
- Подсчет количества отработанных часов сотрудниками офиса и передача информации в бухгалтерию для начисления зарплаты.
- Контроль за соблюдением трудовой дисциплины. Ведение учета нарушений распорядка дня и дресс-кода.
- Организация встреч, регистрации и обслуживания посетителей.
- Обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами, ведение протокола.
- Контроль работы по ведению документооборота офиса.
- Ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов.
- Помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов.
- Координация завершения работы офиса, контроль за выключением техники, освещения, кондиционеров.
- Во многих организациях офис-менеджер ответственен за найм персонала. Размещает информацию о вакансиях, просматривает резюме и даже обучает новых сотрудников.

Необходимые навыки

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. По мере необходимости он докладывает о положении дел и эффективности работы в организации.

Чтобы эффективно выполнять свои обязанности, необходимо знать принципы подбора и управления персоналом, методы планирования и мотивации, этику взаимоотношений, основы делопроизводства, трудового законодательства и бухгалтерского учета. Кроме этого, офис-менеджер должен обладать стрессоустойчивостью, способностью быстро принимать решения и нести за них ответственность.

В переводе с английского заграничное слово «менеджер» означает «управляющий». Основная задача менеджера понятна из самого названия – это руководство, управление процессом производства или предоставления услуг. Но что конкретно входит в обязанности менеджера?

Вам понадобится

• - поставить цели;
• - организовать работу;
• - мотивировать сотрудников;
• - контролировать ход работы.

Инструкция

Целеполагание и планирование. Любая деятельность начинается с постановки целей – по крайней мере, в идеале. Задача менеджера – правильно выбрать цели компании, то есть определить тот результат, на достижение которого будет направлена работа вверенного ему подразделения. Когда цели определены, остается понять, что нужно сделать для их реализации. На этапе целеполагания и планирования менеджер должен ответить на три вопроса: «В какой точке развития компания находится сейчас? Каким образом компания собирается развиваться в будущем? Какие шаги должны быть предприняты для этого?».

Организационная деятельность. Для достижения поставленных целей все элементы, из которых состоит производственный процесс, должны быть объединены в определенную структуру. В этом заключается функция менеджера как организатора – он должен упорядочить деятельность своих подчиненных, обеспечить их слаженное взаимодействие, направить усилия всех сотрудников на достижение поставленной цели.

Мотивация персонала. Для того, чтобы деятельность всех людей, от которых зависит реализация планов компании, была эффективной, сотрудников необходимо мотивировать. Задача менеджера – создать у подчиненных побуждение продуктивно работать для достижения результата. Это побуждение, в свою очередь, возникает из внутренних потребностей каждого конкретного человека. Менеджер должен выяснить, в чем нуждаются его подчиненные, и мотивировать их, удовлетворяя эти потребности. Основным мотивирующим фактором, конечно, является материальное вознаграждение персонала, однако это – отнюдь не единственный способ стимулировать сотрудников. Так, известный американский предприниматель Джек Уэлч утверждал, что настоящий источник производительности, который позволяет многократно увеличить эффективность работы – это эмоциональная вовлеченность сотрудников в деятельности организации.

Оценка и контроль. Обязанность менеджера – установить четкие критерии оценки качества выполняемой сотрудниками работы, а также определить, насколько эффективна деятельность каждого из его подчиненных. Кроме того, менеджер определяет, не отклонилась ли компания (или отдельная ее структура) от запланированного курса развития, и, при необходимости, корректировать деятельность персонала. В некоторых случаях корректировке подлежат и первоначально установленные цели: если задача оказалась невыполнимой, менеджер должен заменить цели на более реалистичные.

Видео по теме

Обратите внимание

В иерархии компании, как правило, выделяют три звена менеджеров: высшее, среднее, низшее. Рядовыми сотрудниками предприятия руководят менеджеры низшего звена; их работу, в свою очередь, организовывают менеджеры среднего звена. Топ-менеджеры определяют общий курс развития компании.

Полезный совет

Работа всего предприятия зависит от квалификации каждого конкретного сотрудника, поэтому задача хорошего управленца – обеспечить постоянное развитие, профессиональный и личностный рост своих подчиненных.

Источники:

• Мотивация персонала
• Функции менеджера. Их характеристика
• Обязанности менеджера
• Как быть правильным руководителем в глазах подчиненных!

Офис-менеджер, которого еще называют секретарем или администратором офиса, является достаточно серьезной и ответственной должностью. На нем держится практически вся работа предприятия, хотя многое из того, что он делает, остается незамеченным.

Инструкция

Офис-менеджер выполняет управленческие функции. Офис-менеджер обязан планировать работу всех лиц, работающих в конкретной компании и выстроить организационную структуру офиса. Также в эту категорию обязанностей входит руководство персоналом, стоящих ниже по рангу, организация обучения работников, планирование их карьеры и создание политики общения с клиентами.

Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера.

Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов: секретарь, руководитель, бухгалтер, охранник и т.д. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, когда на месте будет бухгалтер никто не знает, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы, скорее всего, постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании в целом не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера .

Ведь офис-менеджер это именно тот человек, от профессионализма которого и зависит первое впечатление посетителей о работе всего офиса и компании в целом. Он всегда знает где что лежит, кто когда придет, что кому нужно и многое, многое другое. Представители этой профессии являются душой, сердцем и мозгом любого офиса. Поэтому нет ничего удивительного в том, что сегодня, когда компаниям приходится работать в условиях жесточайшей конкуренции, офис-менеджеры востребованы как никогда. Ведь порой именно первое впечатление посетителя о работе офиса может стать решающим при выборе компании исполнителя или производителя.

А если принять во внимание, что работа офис-менеджера представляется очень легкой и необременительной, то вполне понятным становится, почему так много молодых людей мечтают об этой профессии. Однако стоит понимать, что за внешней простотой скрывается очень сложная работа, требующая наличия определенных личностных качеств, с перечнем которых вы сможете сегодня познакомиться.

Кто такой офис-менеджер?

Офис-менеджер – сотрудник компании, относящийся к младшему руководящему составу, деятельность которого совмещает в себе функции таких специалистов, как секретарь, завсклад, администратор и секретарь. Достаточно часто именно эта специальность становится стартовой ступенькой карьерного роста офисных работников.

Название профессии произошло от латинского officium (услуга, одолжение, обязанность) и английского manage (руководить, управлять). То есть, судя по названию представители профессии офис-менеджера руководят выполнением обязанностей или услуг. В какой-то мере это соответствует обязанностям современного офис-менеджера, но только в какой-то мере, так как круг их деятельности охватывает практически все, что происходит в офисе. Кстати, профессия эта появилась сравнительно недавно, поскольку до начала бурного развития всевозможных бизнес-структур потребности в ней просто не было. Сейчас же наличие большого штата сотрудников немыслимо без конкретного человека, способного взять на себя организацию работы офиса, позволяя тем самым остальным коллегам заниматься узким фронтом своей работы.

Должностные обязанности офис-менеджера в разных компаниях могут сильно различаться. Но чаще всего в перечень таковых входит:

• ведение первичной документации – накладные, счета, отчеты и т.д.;
• организационная деятельность – доведение приказов руководства до сведения сотрудников, контроль за выполнением приказов, организация командировок, обедов, встреч, корпоративов и т.д.;
• первичный прием посетителей - прием гостей, подача чая/кофе, ознакомление с целью визита, осуществление записи на прием к руководству;
• хозяйственные функции – закупка оборудования и канцелярских товаров, обустройство рабочих мест для других сотрудников, вызов мастеров для устранения неполадок.

Кроме всего вышеперечисленного, офис-менеджер по заданию руководителя может искать информацию, готовить рефераты, обслуживать совещания, подготавливать конференции, вести стенографирование. А также организовывать картотеки, отслеживать переписки, систематизировать входящие звонки по степени важности, протоколировать, принимать факсы, отвечать по телефону. Или выполнять другие дополнительные виды деятельности.

Какими личностными качествами должен обладать офис-менеджер?

Так как работа офис-менеджера включает в себя достаточно широкий круг обязанностей, то первостепенное значение в профессиональной деятельности такого специалиста приобретают организаторские способности, исполнительность и коммуникабельность. Кроме того, офис-менеджер обязательно должен иметь такие личностные качества, как:

• дисциплинированность;
• пунктуальность;
• старательность;
• развитая память и внимание;
• стрессоустойчивость;
• чистоплотность;
• инициативность;
• умение работать в коллективе;
• доброжелательность;
• толерантность.

Также профессиональный офис-менеджер должен свободно владеть компьютером, ориентироваться в сети интернет и обладать грамотной речью. Причем желательно, чтобы он знал не только русский язык, но и, как минимум, один иностранный.

Преимущества профессии офис-менеджера

Преимущества профессии офис-менеджера можно перечислять очень и очень долго. И прежде всего это огромная востребованность подобных специалистов на современном рынке труда. При этом опытные и высококвалифицированные специалисты могут рассчитывать не только на быстрое трудоустройство в успешную компанию, но и на вполне высокий уровень доходов (зарплаты офис-менеджеров в России колеблются в пределах 25-55 тысяч рублей).

Также стоит отметить возможность приобретения навыков административно-хозяйственной деятельности, которая пригодится как в личной жизни, так и на любой другой должности, если офис-менеджер решит сменить сферу деятельности или "пойдет" на повышение.

Еще одним несомненным преимуществом этой профессии можно считать то, что она не требует приобретения теоретических знаний в процессе длительного обучения в ВУЗах или техникумах. Все нюансы и особенности работы офис-менеджера легко приобретаются опытным путем (то есть, в процессе профессиональной деятельности).

Ну и самое главное, даже самые застенчивые и закомплексованные люди работая офис-менеджером будут чувствовать себя раскованно и уверенно в любом обществе. И все благодаря бесценному опыту построения интересного и продуктивного диалога с самыми разными людьми.

Недостатки профессии офис-менеджера

Говоря о недостатках профессии офис-менеджера , в первую очередь необходимо отметить утомительность трудового процесса. Дело в том, что работа этого специалиста практически всегда сопровождается огромным объемом организационных вопросов, большинство из которых нужно решать в срочном порядке, здесь и сейчас. А это частые стрессовые ситуации, нервное напряжение, физические нагрузки и постоянный контроль над собой и окружающими.

Кроме того, офис-менеджерам приходится совмещать сразу несколько "посторонних" должностей: кто-то использует офис-менеджера, как секретаря, другой взваливает на него труд курьера. Бывает и так, что начальство не достаточно правильно оценивает деятельность специалиста, существенно занижая его значимость. Или же в обязанности работника могут вменить функции, которые должен выполнять специально обученный для этого сотрудник. Например, когда у компании нет своего отдела кадров, к работе офис-менеджера может добавиться собеседование с соискателями, подбор персонала, ведение трудовых книжек.

Где можно получить профессию офис-менеджера?

Получить профессию офис-менеджера очень просто, так как никаких жестких требований по специальному образованию таких специалистов предъявлять не принято. Ознакомиться с основными принципами и нюансами работы можно либо на специальных курсах, либо непосредственно в процессе деятельности.

Отметим, что на должность офис-менеджера могут принять практически любого человека, независимо от того, имеется у него средне-специальное или высшее образование. Но необходимо учитывать, что при других равных условиях большинство работодателей отдают предпочтение соискателям, имеющим высшее образование, желательно гуманитарное или экономическое.

Компьютерные курсы, которое подтвердят уверенное владение офисными программами и приложениями могут помочь в устройстве на работу. Кроме того, в зависимости от организации могут потребоваться знания иностранных языков, дипломы по психологии, экономике, юриспруденции.

В настоящее время курсы офис-менеджеров на факультетах менеджмента и делопроизводства предлагают многие российские институты и университеты. В том числе и такие лучшие ВУЗы России , как:

• Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана;
• Ростовский международный институт экономики и управления;
• Государственный университет управления;
• Санкт-Петербургский государственный университет;
• Юго-Западный государственный университет.

Офис-менеджер - сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией. От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация осмыслена и принята к сведению, а посетители своевременно приняты. Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер - одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации. Одним словом, современный офис-менеджер - настоящий хозяин офиса.

Чтобы работать в должности офис-менеджера, достаточно иметь высшее или среднеспециальное образование (в зависимости от требований и уровня компании), можно окончить специализированные курсы по знанию ПК, программы 1С. Желательно изучить литературу по деловому этикету.

Что должен знать
В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия). Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой - факсом, мультимедиапроектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых организация ведет свою деятельность.

Личные качества

• общительность;
• доброжелательность;
• умение ладить с людьми;
• организованность;
• четкость;
• пунктуальность;
• хорошая оперативная память;
• способность к концентрации и распределению внимания;
• высокий уровень культуры;
• грамотная устная и письменная речь.

Обязанности

• курирование работы всего офиса;
• координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т. д.);
• ведение деловой переписки;
• распределение звонков;
• встреча посетителей;
• административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
• работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
• подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов;
• ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
• ведение офисных расходов, платежного документооборота;
• организация праздников и других корпоративных мероприятий;
• обеспечение чистоты и порядка в офисе;
• анализ деятельности поставщиков - это требование действует не во всех компаниях;
• ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам - требование не для всех компаний;
• оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников - это требование чаще предъявляются в крупных компаниях, особенно в строительных и страховых;
• ведение деловой корреспонденции на иностранном языке - это требование иностранных или крупных компаний;
• обязанности переводчика - такое требование предъявляется, как правило, в западных компаниях.

Уровень оплаты труда офис-менеджера, как и любого другого специалиста, зависит не только от его профессиональных качеств, но и от ряда других факторов, в том числе размера компании, специфики ее деятельности, а также объема выполняемых работником функций. Если офис-менеджер выполняет только свои основные обязанности - «хозяина офиса», то, имея высшее образование и при опыте работы от 2 лет, он может рассчитывать на зарплату от 50 000 до 60 000 тенге . Если в дополнение к своим офис-менеджеру вменяются еще и функции ресепшн, то уровень оплаты его труда варьируется в пределах 70 000 тенге . Ну а когда к этому списку прибавляются еще работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С, подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов, ведение документооборота, делопроизводства, то сумма вознаграждения возрастает до 100 000 тенге . Все эти данные характерны для отечественных компаний, в иностранных же, где к офис-менеджеру выдвигаются особенные требования, например знание китайского языка, техники (не оргтехники!), наличие автомобиля, соответственно уровень оплаты выше - от 120 000 тенге . Интересен тот факт, что при таких же требованиях мужчина - офис-менеджер будет получать от 150 000 тенге .

Языком цифр

Возрастной диапазон - 23-35 лет.

Офис-менеджеры - представительницы слабого пола - 99 %.

Высшее образование имеют - 68 %, неполное высшее - 20 %, среднеспециальное - 10 %, курсы - 2 %.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы профессии:

• высокий спрос на рынке труда;
• навыки административно-хозяйственной деятельности;
• опыт работы с документами;
• возможность улучшить коммуникативные навыки.

Минусы профессии:

• утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения;
• отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей;
• некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.

Противопоказания

Работать офис-менеджером противопоказано людям, имеющим расстройства нервно-психические, бинокулярного зрения, слуха, речи, координации движений, нарушение цветоразличения, дрожание рук.

Перспективы

Во-первых, успешный офис-менеджер - это прекрасный администратор и в состоянии управлять довольно сложным многофакторным процессом. При желании он может, к примеру, стать администратором крупной гостиницы или магазина. Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (или даже директора) - при соответственном дообучении, естественно. В-третьих, он может вырасти в референта руководителя, совмещающего в себе журналистские, аналитические и артистические способности. В-четвертых, может стать крупным хозяйственным деятелем, например руководителем отдела снабжения. И в-пятых, что хочется особенно подчеркнуть, он может стать и оставаться замечательным офис-менеджером, человеком, который «вдыхает жизнь» и вносит порядок в изменчивую офисную среду.