Схема автоматизированные системы документационного обеспечения управления. Автоматизированные системы ДОУ: классификации, основные функциональные компоненты

Положение о службе ДОУ: структура, состав информации. Регламентация должностных обязанностей работников службы ДОУ.

Служба ДОУ – структурное подразделение, занимающееся вопросами документационного обеспечения работы организации, предприятия, учреждения.

Задачами службы ДОУ являются:

Внедрение единого порядка работы с документами

Совершенствование форм и методов работы с документами

Повышение эффективности деятельности аппаратного управления.

Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы с документами: централизованная, децентрализованная или смешанная.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре – канцелярии или у секретаря- референта, как правило, данная форма используется на малых и средних предприятиях.

Децентрализованная форма при наличии секретаря руководителя предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации, данная форма применяется в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях.

При смешанной форме часть операций выполняют централизовано (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть – децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Данная форма используется в большинстве организаций.

Структура, цели и задачи, функции службы ДОУ оговариваются нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти и управления рядом внутренних документов.

К числу важнейших внутренних организационных документов, регламентирующих работу службы ДОУ, относятся:

Положение о службе ДОУ

Инструкция по документационному обеспечению управления;

Должностные инструкции работников службы ДОУ.

Табель форм документов, применяемых в организации

При регламентации деятельности работников службы ДОУ необходимо использовать типовые инструкции по делопроизводству той отрасли, к которой относится данная организация.

Квалификационные требования к работникам службы ДОУ: Руководители службы ДОУ, заместители руководителей и начальники отделов должны; технические исполнители.

Деятельность службы ДОУ определяется Положением о службе ДОУ

Положение – правовой акт, регулирующий и устанавливающий организационный состав, структуру, порядок работ, функциональные обязанности, взаимоотношения работников структурного подразделения.

Положение о службе ДОУ в организации, как правило, разрабатывается на основании типового положения, действующего по отрасли.

Положение о службе ДОУ – многостраничный документ, оформляемый на бланке конкретного вида документа.

Утверждает Положение руководитель организации

Текст состоит из разделов, каждый раздел именуется арабской цифрой с точкой. Пункты разделов содержат № раздела и порядковый номер пункта.

Примерные наименования разделов текста и их содержание:

1. Общие положения – включает полное наименование подразделения, указание на руководителя службы и его заместителя, на документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ.

2. Структура службы ДОУ - включает наименование отделов, которые составляют службу ДОУ, штатную численность.

3. Задачи и функции службы ДОУ – определение основных задач службы; распределение функций между отделами службы (секретариат, экспедиция, копировально-множительное бюро…).

4. Права, обязанности и ответственность службы ДОУ. Устанавливает, какие действия имеет право она осуществлять, прежде всего, в лице руководителя, для выполнения функций подразделения (на издание отдельных документов (например, распорядительных); на ведение переписки; давать подчиненным указания, требовать от руководителей подразделений и работников организации выполнения, установленных правил работы с документами и др.) Ответственность обычно формулируется как юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями - устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения; определяет, в каком порядке и кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения.

Количество и наименования разделов могут изменяться в зависимости от структуры организации, объема документооборота.

Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, помещённом как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления.

Должностные инструкции работников службы ДОУ

Должностная инструкция – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Оформляется на общем бланке организации. Текст инструкции состоит из разделов:

- общие положения – подчиненность, нормативные документы …

- основные задачи и функции - документ. и инф. обеспеч. управ; функции - прием, регистрация, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, контроль за своевременным исполнением документов;

- должностные обязанности - для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель;

- права – запрашивать необходимые материалы, вносить предложения, требовать создания нормальных условий для выполнения служеб. обяз…;

- ответственность ;

- взаимоотношения (связи по должности);

- квалификационные требования – образование, знания, умения, навыки, стаж работы…

Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.

При разработке должных инструкций также необходимо учитывать перечень работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников данной отрасли.

Общая характеристика автоматизированных систем документационного обеспечения управления

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ) - программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет выполнять работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также организовать взаимодействие сотрудников (передачу документов, выдачу зданий (распоряжений, получений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.д.). В более широком смысле под АС ДОУ понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Ее можно сравнить с «кровеносной системой» компании.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи

· документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

· обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);

· обеспечение работы с документами в процессе осуществления управленческой деятельности (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов);

· защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа;

· обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей;

· автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования);

· осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов.

Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:

· во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;

· организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;

· поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально распределенную структуру организации;

· система автоматизации делопроизводства по сути является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами;

· укоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота;

· снижается трудоемкость делопроизводственных операций. Нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз;

· качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота организаций, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, повторным вводом реквизитов и текстов полученных документов.

При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается отечественная действительность. Это в первую очередь общий незначительный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях.

Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей, особенно специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в их деятельности. В результате дорогостоящие компьютерные сети зачастую используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления, к которым в первую очередь относится управление документационной деятельностью.

Эффективное использование корпоративной технологии доку­ментооборота основывается на ее закреплении в регламентирующих документах, существовании «писаных правил» работы сотрудников. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофунк­циональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют к себе вопросы норма­тивно-методического обеспечения .

Иногда можно встретиться с некоторой недооценкой необходи­мости закрепления новых процедур работы в организационно-рас­порядительных документах организации. Логика рассуждений в этом случае примерно такая: автоматизацией занимались и раньше, но никакие документы, кроме инструкции по делопроизводству, не утверждались. Сегодня ситуация меняется, поскольку, как уже отме­чено выше, произошел переход к качественно новым компьютер­ным системам.

Безусловно, инструкция по делопроизводству - это основной документ, определяющий организацию и технологию работ с доку­ментами, в том числе в условиях автоматизации, хотя можно заме­тить, что в практике деятельности предприятий и организаций, осо­бенно созданных в последнее десятилетие, встречаются и иные под­ходы. Например, предприятие решает вопросы оптимизации своей работы. При этом устранение недостатков в организации делопроиз­водства и документооборота на предприятии рассматривается только применительно к конкретным задачам (или, как сейчас чаще гово­рят, к бизнес-процессам). Предлагаемые процедуры работы включа­ются в описания бизнес-процессов, а до новой инструкции по дело­производству дело не доходит. При всей полезности оптимизации отдельных бизнес-процессов следует также иметь в виду и общие вопросы организации ДОУ на предприятии в целом.

Вместе с тем содержание и характер работы в условиях корпора­тивной технологии выходит за рамки традиционного делопроизвод­ства и традиционной инструкции по делопроизводству (порядок подключения пользователей к системе, ведение справочников, рабо­та с электронными файлами и т.п.). Если подобные вопросы вклю­чать в инструкцию по делопроизводству, то можно получить много­страничный документ с разнородной информацией, название кото­рого не будет отвечать его содержанию. Поэтому возникают норма­тивно-методические документы с другими названиями (например, «Инструкция по документационному обеспечению управления» ), более учитывающие особенности работы в условиях корпоративных систем документооборота.

Для конкретной автоматизированной системы ее разработчики составляют «Руководство пользователю». Однако этот документ также не может удовлетворить все потребности, связанные с регла­ментацией документооборота. «Руководство пользователю» высту­пает скорее как справочное пособие, путеводитель по системе. В нем, как правило, дается характеристика всех возможных операций, и при внесении изменений в программное обеспечение может по­требоваться переработка «Руководство пользователю». Регламента­ция же функций конкретных категорий работников требует закреп­ления в организационно-распорядительных документах, в которых должны быть определены обязанности работников по выполнению конкретных функций и операций в автоматизированной системе (к примеру, вносить резолюции и отмечать передачу документа, делать формальные и тематические связки документов, прикреплять к электронной карточке файл документа и т.п.). Требования подобно­го рода носят скорее административный характер и потому вряд ли уместны в «Руководстве пользователю».

Не всегда удобно перегружать подобными требованиями и долж­ностные инструкции работников, поскольку эти требования могут носить единый характер для всех пользователей автоматизированной системы. К тому же есть вопросы, которые должностными инструк­циями или инструкциями по делопроизводству не регламентируются.

Отсюда возникает необходимость в подготовке специального нормативно-методического документа по работе с корпоративной системой документооборота. Могут быть изданы отдельные, но взаимоувязанные по требованиям документы, регламентирующие работу службы ДОУ и структурных подразделений, поскольку функции пользователей системы будут различаться.

Отметим вопросы, требующие регламентации в связи с внедре­нием комплексной системы автоматизации ДОУ.

Общие положения по использованию комплексной системы автоматизации ДОУ назначение системы; порядок установки клиентских мест; регламентация доступа к базе данных; роль службы ДОУ в условиях применения комплексной системы автоматизации ДОУ; требования к подготовке пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ.

Категории документов, работа с которыми осуществляется в комплексной системы автоматизации ДОУ : классификация документов применительно к специфике орга­низации; разграничение функций по регистрации конкретных кате­горий документов; виды документов, для которых используется передача электронных файлов и требования к представлению информации; категории документов, подлежащих сканированию.

Виды работ с документами: перечень видов работ по входящим, исходящим и внутренним документам для службы ДОУ и структур­ных подразделений ; требования к заполнению реквизитов электрон­ных карточек документов и выполнению основных операций; рабо­та исполнителей с документами; контроль за исполнением поруче­ний; порядок передачи на исполнение бумажных документов и их электронных образов.

Контроль за правильностью заполнения информационных полей : организация контроля за правильностью заполнения реквизитов электронных карточек документов и выполнению основных опера­ций; обязанности работников при выявлении отступлений от типо­вых процедур работы в автоматизированной системе (прохождение документа не соответствует типовой технологии или обнаружение неправильно введенной информации); порядок исправления некор­ректных действий пользователей.

Ведение справочников комплексной системы автоматизации ДОУ : организация ведения системных справочников (классификаторов) и порядок внесения изменений (например, в справочники структуры и должностных лиц органи­зации, корреспондентов, видов документов и т.п.); требования к заполнению информационных полей классификаторов.

Основные функции и права системных технологов (админист­раторов) : настройка системы в соответствии с требованиями к организации документооборота и действующей структурой органи­зации; ведение справочников системы; сопровождение системы и взаимодействие со службами технической поддержки; работа с пользователями; участие в организационно-методической работе; обязательность указаний системных технологов (администраторов) о порядке пользования системой.

Данный перечень отражает вопросы, имеющие достаточно об­щий характер. Практика последних лет показала устойчивость этого комплекса вопросов, с которыми сталкиваются организации различ­ных отраслей при внедрении систем автоматизации документообо­рота. Вместе с тем перечень не является исчерпывающим и его кон­кретное наполнение зависит как от специфики организации, так и от возможностей внедряемой технологии.

Из приведенного перечня видно, что к числу наиболее сущест­венных вопросов нормативно-методического обеспечения использо­вания комплексной системы автоматизации ДОУ относится также определение функций системного тех­нолога, т.е. специалиста, выполняющего прикладное администриро­вание системы, ее настройку на конкретную технологию документо­оборота и тем самым обеспечивающего работу остальных пользова­телей. Без такого рода специалистов использование комплексной системы автоматизации ДОУ невозмож­но. Поэтому важно, чтобы их было как минимум двое (чтобы в слу­чае отсутствия одного из них было кому решать текущие вопросы). В организациях, в которых внедряется комплексной системы автоматизации ДОУ, сейчас обязанности та­кого рода специалистов различаются.

Во-первых, обязанности системных технологов поручают как спе­циалистам служб ДОУ, так и специалистам подразделений информа­тизации. На наш взгляд, возможно использовать и тот, и другой ва­риант или даже оба (один технолог из службы ДОУ, а другой - из подразделения информатизации). Вопрос заключается только в ква­лификации специалистов, причем не только в их компьютерной под­готовке, но и знании ими предметной области ДОУ.

Во-вторых, нередко функции системных технологов поручают работникам в дополнение к уже имеющимся обязанностям. Этот ва­риант допустим, но важно, чтобы было найдено их разумное сочета­ние. К тому же в крупных организациях по мере расширения мас­штабов использования корпоративной системы документооборота сфера деятельности системного технолога расширяется.

Ниже приведен примерный перечень функций системного техно­лога, который может быть использован при распределении конкрет­ных обязанностей между работниками.

Работа с пользователями:

o участие в обучении новых пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ;

o изучение новых версий программного обеспечения и доведе­ние изменений в технологии до пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ;

o консультации пользователей по вопросам функционирования комплексной системы автоматизации ДОУ;

o исправление ошибочных действий пользователей.

Ведение справочников комплексной системы автоматизации ДОУ:

o подключение новых пользователей к работе в системе (веде­ние справочника пользователей);

o ведение справочника организаций и проверка правильности внесения информации в этот справочник пользователями комплексной системы автоматизации ДОУ;

o систематическое внесение изменений в справочник организа­ционной структуры и должностных лиц;

o ведение справочника «Номенклатура дел»;

o внесение информации в другие справочники, имеющиеся в комплексной системы автоматизации ДОУ.

Настройка и сопровождение комплексной системы автоматизации ДОУ:

o настройка системы на актуальную структуру организации и технологию документооборота (во взаимодействии с руководите­лем службы ДОУ);

o контроль за соблюдением технологической дисциплины;

o контроль личных настроек пользователей;

o учет случаев сбоев в работе системы, информирование разра­ботчика о зафиксированных ошибках в работе программного обеспечения;

o совместно с руководителем службы ДОУ и системным администратором подготовка предложений по совершенствованию программного обеспечения.

Организационно-методическая работа:

o участие в разработке документов, регламентирующих работу пользователей комплексной системы автоматизации ДОУ;

o участие в проверках организации работы с документами и ис­пользования комплексной системы автоматизации ДОУ в структурных подразделениях;

o участие в мероприятиях, проводимых службой ДОУ, по совер­шенствованию организации делопроизводства и документооборота в учреждении.

В целом система корпоративной регламентации ДОУ в настоя­щее время может включать в себя:

o организационные и распорядительные документы, подписы­ваемые или утверждаемые руководством организации и обязатель­ные к применению всеми структурными подразделениями (напри­мер, приказ о внедрении системы; порядок установки клиентских мест; график подключения подразделений; временный порядок рабо­ты на период опытной эксплуатации системы; порядок (регламент) работы с документами после внедрения системы в постоянную экс­плуатацию; инструкция по делопроизводству и другие документы);

o организационно-методические документы, подготовленные профильными подразделениями (службой ДОУ, подразделением информатизации и др.), рекомендации по технологии работы, в том числе по конкретным бизнес-процессам;

o информационно-методические и справочные материалы, в том числе информация, размещаемая в Интранет-сети организации, типовые компьютерные формы, шаблоны документов .

Последнее обстоятельство заслуживает специального внимания, так как развитие новых информационных технологий привело к еще одной возможности, важной для корпоративного регулирования ДОУ. В современных условиях использование интернет-технологий и информационно-справочных систем становится существенным элементом информационного обеспечения сотрудников по вопросам ДОУ и использования корпоративной системы документооборота. При использовании данной формы работы представляется возмож­ность не только ответить на конкретные вопросы по организации и технологии документооборота, но и одновременно оперативно довести эту информацию до сведения всех пользователей сетью Интранет- организации.

К рассмотренным вопросам нормативно-методического обеспе­чения в условиях автоматизации важно добавить, что корпоратив­ное регулирование ДОУ связано с использованием не только мето­дов регламентации, но и компонентов корпоративной культуры.

Корпоративная культура - это именно то, что «склеивает» или даже «цементирует» отдельные элементы управления организацией, включая коллектив ее работников. Поэтому одной из функций корпо­ративной культуры, имеющей важное значение и при организации работы с документами, является регулирующая, т.е. формирование и контроль форм поведения, характерных для данной организации, дополняющих или заменяющих в отдельных случаях использование административного воздействия. Носителями корпоративной куль­туры выступают люди. Но устоявшаяся корпоративная культура приобретает самостоятельное значение и становится атрибутом орга­низации в целом, средством корпоративной идентификации .

Формирование корпоративной культуры вовсе не означает, что внутри организации не существуют какие-либо субкультуры. Доми­нирующая культура выражает ключевые ценности, разделяемые большинством. Субкультуры проявляются, как правило, в доста­точно крупных организациях, формируясь на основе специфических функций подразделений (функциональные службы), местных усло­вий (территориальные отделения), особенностей структуры коллек­тива и состава работников. Возможен и иной вариант - в организа­ции не существует доминирующей культуры (либо она пока не сформировалась), а имеются отдельные разрозненные субкуль­туры. В этом случае организационная сплоченность, а иногда и управляемость организацией в целом оставляет желать лучшего. Внедрение корпоративной системы документооборота, которая при­звана выполнять связующую роль, создает предпосылки для повы­шения степени взаимодействия структурных подразделений, форми­рования особенностей стиля работы и деловых контактов, характер­ных для организации в целом

Введение

Современный этап общественного развития, характеризующийся углублением экономических связей и ростом взаимозависимости государств, объективно обуславливает непрерывное возрастание роли информации в социальном и техническом процессе, в решение глобальных проблем, с которыми сталкивается человечество, вступив в третье тысячелетие. Достижения научно- технического прогресса во многих отраслях, в том числе информатики связи, обеспечили возможность практической реализации идеи формирования информационного общества.

В дальнейшем развитие общества особая роль принадлежит перспективным информационным технологиям, обеспечивающим повышение эффективности производства и экономию труда, быстрое распространение информации и научных знаний. Сегодня они являются стержнем и катализатором научно-технического прогресса, с их помощью решаются проблемы создания и внедрения новых технологий, основанных на активизации и эффективном использовании главного стратегического ресурса человечества – информационного.

В федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, о развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная перспективных информационных технологий автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

Основная трудность создания, внедрения и эксплуатации АС делопроизводства (в соответствии с государственным стандартом синонимом является документационное обеспечение управления) порождается противоречивостью требований к информационному обеспечению со стороны пользователей, имеющих отношение к управлению. К пользователям имеют отношение любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и использующие ее при выработке управленческих решений.

АС делопроизводства, удовлетворяя информационные потребности пользователей, должна обеспечить достижение следующих целей:

Повышение эффективности и упорядочение работы органов государственной власти, организации или предприятия;

Интеграция процессов документационного обеспечения управления учреждением в рамках еденной корпоративной информационной системой;

Повышение производительности, эффективности труда руководства и сотрудников органов государственной власти, организации или предприятия;

Интеграция информационных процессов в рамках кооперации органов государственной власти, организаций и предприятий.

Основной формой представления информации в управление является документ. Главная функция управленческого документа - обеспечение централизованной деятельности организации. При помощи документирования информации приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передовая управленческие воздействия от субъекта объекту управления сигнализируя об обратной реакции.

Главная особенность индустрии создание автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно не высокой сложности и трудоемкости последующих этапов. Фактически здесь происходит понимание того, что будет делать будущая система, каким образом она будет работать, чтобы удовлетворить предъявляемые к ней требования. Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто не разрешимые проблемы и, в конечном счете, приводят к не успеху всей работы в целом.

В масштабе всей организации должна действовать единая система наименований полей и атрибутов и терминологии описания системных данных. Тонкость здесь состоит в том, что большинство таких классификаторов сопоставляют каждый термин с неповторяющимся соответствующим только данному термину кодом.

1. Задачи и пути внедрения АС ДОУ

В условиях динамичного проведения реформ в России довольно часто происходят изменения в направлениях деятельности государственных органов, организаций и предприятий (далее организаций), что, как правило, приводит реорганизации их структуры. Внедрение информационных технологий дает наибольший эффект при модернизации внутренней структуры организаций. Основной стратегией внедрения являются максимальное развитие коммуникаций и разработка новых организационных взаимосвязей, ранее экономически нецелесообразных. Продуктивность организационной структуры возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снимается объем циркулирующей по системным каналам информации, достигается сбалансированность эффективности каждого управленческого уровня и объема решаемых задач. Система расширяется строго в соответствии с потребностями и возможностями организации, и ликвидируется разрыв между информационной и организационной структурой. В этих условиях возрастает роль эффективности и качества принимаемых управленческих решений, следовательно, автоматизированной системы делопроизводства – одной из важнейших компонент подготовки и принятия решений.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности – регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Организация работы с документами создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиска использования и контроля исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ, а документооборот – это движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

Документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

Обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение);

Обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);

Автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает еденное информационное пространство, предоставляющая пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а так же с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:

Заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;

Приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.

... (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем. Практическая часть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральной регистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследование документационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а также анкетирование персонала...

За кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. Как только речь зашла об электронной цифровой подписи, сразу же возникает проблема ее использования. 2. Проблемы использования электронной цифровой подписи В современном, оснащенном компьютерами предприятии документы создаются и перемещаются в электронном виде, при этом необходимость подписания документов остается. ...

Путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов. Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором): · Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря...

... : · организация работы; · руководство документационным потоком; · координация видов работ с документами; · контроль за последовательностью работы с документами; · организация работ по документационному обеспечению управления. Задачи службы ДОУ: · совершенствование форм и методов работы с документами; · обеспечение единого порядка документирования; · ...

Следует отметить, что к внедрению автоматизированных систем документационного обеспечения управления каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение эффективности управления. При анализе тех или иных АС ДОУ нужно не упускать из поля зрения следующее :

• учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;
• поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;
• обладает ли достаточной функциональной полнотой;
• владеет ли требуемыми параметрами программной реализации;
• имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Конечно, необходимо учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АС ДОУ, а также оценивать ожидаемый экономический эффект от автоматизации документационного обеспечения управления.

Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика тиражно-заказной системы:

• давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;
• сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов;
• достаточно ли развиты каналы сопровождения системы («горячая линия», консультации как в офисе фирмы, так и выездные, наличие служб внедрения и т.д.);
• имеются ли на фирме учебные центры;
• каковы перспективы развития программного продукта.

Рассмотрим более подробно содержание перечисленных выше критериев оценки АС ДОУ. И начнем, с одного из главных, игнорирование которого очень часто является причиной неудач при выборе системы.

Независимо от формы представления документов их обработка определяется в основном технологическим процессом делопроизводства и документооборота, принятым на предприятии. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, специалистами по информационным технологиям организации, выбирающей АС ДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям.

Бывали случаи, когда выбранная и приобретенная АС ДОУ, казалось бы, обладала полным набором требуемых функциональных возможностей, однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не доводился до конца из-за возникновения значительного количества мелких несоответствий и проблем, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленное решение было изначально спроектировано для иной системы управления предприятием, чем та, которая применяется в данной организации, и для его успешного внедрения надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, хотя и не всегда, но и систему управления предприятием.

К этому готова далеко не каждая отечественная организация, поскольку она вынуждена подчиняться общим правилам управления, принятым в России. Причина многих неудач при внедрении зарубежных АС ДОУ в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и нормативными правилами наша система управления просто не соответствует западным нормам и методам управления.

Традиционная российская технология работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководители, служба делопроизводства, исполнители.

Руководители высшего ранга принимают решения о дальнейшем движении документов, подписывают их или визируют, проводят анализ сводок по состоянию исполнения документов, принимают меры по улучшению исполнительской дисциплины. Они назначают исполнителей, устанавливают сроки исполнения, дают поручения.

Исполнители (структурные подразделения) получают документы для отработки; готовят исходящие документы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями; подписывают документы у руководства и передают в службу делопроизводства для дальнейшего продвижения. Они получают напоминания о приближении или истечении срока исполнения, сообщают в службу делопроизводства о состоянии исполнения документа.

Служба делопроизводства осуществляет прием и регистрацию документов, первоначальный ввод данных в систему, продвижение документов по организации с фиксацией поручений и отчетов, рассылку документов вовне, контроль исполнения документов (поручений), выдачу различных сводок по состоянию исполнения документов, выпуск документов и передачу их в архив. Служба делопроизводства непосредственно отвечает за организацию документационного обеспечения управления, т.е. за реализацию принятых правил работы с документами в организациях, которые закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству. В ведении этой службы обычно находится и делопроизводственный персонал других структурных подразделений организации.

Любой документ в организации после приема и регистрации должен быть доложен руководителю самого высокого ранга. Доклад необходим для ускорения процесса принятия решения по данному документу. Работник секретариата сообщает данные о документе и готовит поручение по нему. Поручение - письменное распоряжение руководителя на документе, содержащее указания к действию. Оно определяет дальнейшую схему прохождения и обработки документа. При нейтральном поручении документ направляется на ознакомление. При положительном или отрицательном поручении документ направляется на исполнение. Поручение руководителя составляет основу нового документа - резолюции, для которой действуют все описанные ранее процедуры оформления. Обрастая поручениями, документ спускается вниз к адресату (исполнителю или исполнителям), принимающему решение по данной резолюции. Он формирует ответ в виде документа или сообщения/справки. Сообщение определяет действие адресата в процессе исполнения резолюции, например просьбу о переносе срока. После исполнения группа связанных документов и сообщений/справок проделывает тот же путь в обратном направлении.

Для управления движением и исполнением документов делопроизводственный персонал ведет специальные журналы и/или картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные с ними резолюции и отчеты исполнителей. Краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа, где ведется его досье, благодаря которому можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения находится документ. Реквизиты этой карточки регламентируются внутренними стандартами учреждения, а организацию работы с документами определяет ряд ГОСТов.

Традиционная российская технология предполагает, что одни (руководители и исполнители) работают с бумажными документами, а другие (служба делопроизводства) отслеживают их действия с помощью системы журналов и картотек.

Исходя из вышеизложенного, российская технология делопроизводства имеет следующие особенности:

• наличие специализированных служб делопроизводства для ведения регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов;
• осуществление централизованного контроля за всем комплексом работ в пределах организации;
• вертикальный характер движения документов (руководитель, исполнитель, руководитель) внутри организации;
• преимущественная ориентация на работу с документами на бумажных носителях. В журналах и/или картотеках регистрируются сведения об их перемещениях, поручениях руководителей, контрольных сроках исполнения, отчетах и т.д.;
• единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности, вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек.

Такая технология имеет следующие основные недостатки:

• получение информации о работе с документами в организации требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек, так как регистрация хода исполнения документов распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений;
• картотеки содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов в связи с тем, что они отделены от исполнителей;
• размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к значительным объемам непроизводительных трудозатрат.

Перечисленные проблемы возрастают в корпоративной системе управления, когда необходимо координировать деятельность организационно самостоятельных структур, территориально удаленных друг от друга.

Автоматизированные системы ДОУ, реализующие российскую технологию, ориентированы на обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по осуществлению контроля и обработке документов службами делопроизводства. Основу современных систем делопроизводства в нашей стране составили автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД), которые к началу 80-х гг. были внедрены практически во всех высших органах исполнительной власти.

В развитых странах Европы и Америки, в связи с отсутствием служб делопроизводства, и централизованных средств контроля исполнения документов, технология делопроизводства, ориентированная на работу с электронными документами, существенно отличается от российской. Каждый поручитель и исполнитель ведут свои журналы регистрации. Система основывается на разработке и совершенствовании специального законодательства, действующих должностных инструкций и высокой исполнительской дисциплине работников. Исполнители, в соответствии с прерогативами решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления, ориентированные на эту технологию делопроизводства, максимально полно обеспечивают процесс создания и использования электронных документов в коллективной работе исполнителей. Учет движения бумажных носителей информации в данных системах, как правило, минимален или отсутствует вообще.

Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы - традиционную бумажную и электронную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как существующей законодательной и нормативной базой, так и устоявшимися правилами и привычками. Причем эти правила и привычки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных средств информатизации.

По-видимому, еще довольно долго в технологических цепочках обработки электронных документов сохранятся этапы, на которых эти документы будут переводиться в бумажную форму. Не секрет, что руководители предприятий зачастую предпочитают работать с документами в бумажном виде. Обмен документами между организациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме. Эти факты объясняются следующими бесспорными достоинствами документов на бумажных носителях :

• простота восприятия, удобство просмотра и утверждения;
• длительная сохранность информации (определяется периодом старения и разрушения бумаги и качеством средств нанесения данных);
• обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа только организационными мерами;
• более низкая утомляемость при работе с документами.

Кроме того, для документов на бумажном носителе установлен перечень реквизитов, определяющих их юридическую силу. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами.

Делопроизводство, использующее электронные документы, имеет несколько явных преимуществ :

• стоимость их распространения и хранения значительно ниже, чем у документов на бумажных носителях;
• время распространения и воспроизведения документа в другом месте измеряется не неделями, а минутами и секундами;
• способность производить содержательный (контекстный) поиск документа является принципиально новым качеством этой технологии;
• взаимодействие как между сотрудниками, так и между учреждениями осуществляется на новом качественном уровне.

В то же время работа с электронными документами требует учета того, что жизненный цикл программно-технических средств и носителей информации может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Необходимо своевременно осуществлять перезапись информации на другой носитель и обновлять средства ее аутентификации. Кроме того, для хранения электронных документов, возможно, надо сохранять также соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому при выборе автоматизированной системы документационного обеспечения управления обязательно надо обратить внимание на то, какие технологические цепочки существующего документооборота можно будет перевести целиком в электронную форму, а какие нет.

Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хорошо и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, особенно из числа тех, которые позиционируются как системы электронного документооборота, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обеспечить работу с бумажными документами, когда это необходимо.

Современная АС ДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций:

• регистрация входящей, исходящей и внутренней документации;
• направление документов исполнителям вместе с поручениями по ним и контроль за ходом исполнения поручений;
• подготовка проектов документов и поручений и обеспечение процедур их согласования и утверждения;
• списание документов в дело;
• формирование и передача дел в архив предприятия и ведение архива;
• рассылка исходящей корреспонденции;
• поиск по любому сочетанию параметров и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АС ДОУ могут существенно различаться, поэтому при выборе системы следует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Главным фактором все-таки является функциональная полнота - основной критерий выбора системы. Из этого следует, что если автоматизированная система документационного обеспечения управления может реализовать все перечисленные функции, то с большой степенью вероятности можно утверждать, что она сможет решить все основные задачи делопроизводства и документооборота организации или предприятия. Конечно, это означает только то, что функциональная полнота необходима, но совсем не обязательно, что этого достаточно для каждой конкретной организации.

Следует отметить, что требования к свойствам системы при решении одних и тех же задач в различных подразделениях одной и той же организации могут существенно отличаться. Поэтому при расширении автоматизированной системы документационного обеспечения управления на все подразделения организации, как правило, необходимо искать компромисс между иногда противоречивыми требованиями потребителей к функциям системы.

При анализе этих требований надо отделить существенные потребности будущих пользователей системы от непринципиальных, не изменяющих работу подразделений. Последние обычно вызваны просто сложившейся практикой работы и психологическими причинами боязни ее изменения. Надо сказать, что внедрение любой автоматизированной системы документационного обеспечения управления, в той или иной мере, все равно что-то поменяет в работе будущих пользователей. Поэтому вряд ли следует всегда стремиться к минимизации этих изменений, выдвигая порой совершенно непринципиальные требования к ее свойствам. Практика внедрения и дальнейшей работы подобных систем показывает, что после периода привыкания к работе в новых условиях пользователи обычно успешно адаптируются и далее уже рассматривают систему как необходимый инструмент своей повседневной деятельности.

Современные автоматизированные системы документационного обеспечения управления проектируются в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных СУБД или с использованием технологий Lotus Notes, поддерживающих стандарты Internet/Intranet. Реализация системы должна обеспечивать широкие функциональные возможности на базе концептуально единой системной архитектуры программно-технических средств. При расширении функциональных возможностей информационной системы за счет приложений, приобретаемых у разных поставщиков, необходимо обеспечить технологическую и информационную совместимость на базе российских и международных стандартов и рекомендаций.

В 1997 г. международной организацией по стандартизации (ISO - International Organization for Standardization) создается подкомитет по разработке стандартов в области информационных систем для решения следующих задач :

• унифицирование описания отдельной системы;
• определение интерфейса для обмена информацией между системами;
• унифицирование обмена данными между различными информационными системами;
• устранение технических препятствий для связи систем.

В результате была разработана эталонная модель Взаимосвязи Открытых Систем - ВОС (Open System Interconnection - OSI). Решением совокупности вопросов, связанных с интеграцией и переносимостью, стало развитие методологии и принципов открытых систем.

Открытая система - это система, реализующая открытые спецификации на интерфейсы, службы и форматы данных, достаточные для того, чтобы обеспечить: функциональную расширяемость, интероперабельность и мобильность приложений, данных и персонала .

Функциональная расширяемость - это возможность обеспечения эволюционного развития конкретной информационной системы при изменении требований к этой системе при сохранении в максимально возможной степени сделанных ранее вложений.

Мобильность программного обеспечения - возможность модернизации аппаратной базы системы, находящейся в эксплуатации, при сохранении возможности переноса необходимого программного обеспечения на новые аппаратные платформы.

Интероперабельность прикладных систем - обеспечение совместной работы с другими прикладными системами на локальных и удаленных платформах при одновременной интеграции информационных ресурсов.

Открытая спецификация - спецификация, которая поддерживается открытым, гласным согласительным процессом, направленным на постоянную адаптацию новой технологии, и соответствует согласованным стандартам. Согласно этому определению, открытая спецификация не зависит от конкретной технологии, т.е. от конкретных технических или программных средств или продуктов отдельных производителей.

В основе концепции открытых систем лежит понятие среды открытых систем. Среда открытых систем - это описанная совокупность стандартов, с помощью которых унифицируется взаимодействие аппаратуры и всех компонентов программной и информационной среды любой информационной системы: языков программирования, средств ввода/вывода, графических интерфейсов, систем управления базами данных, протоколов передачи данных в сетях, форматов данных в банках данных.

Открытая информационная система управления документами поддерживает следующие основные промышленные стандарты:

• коммуникационные стандарты (OSI);
• стандарты управления документами (ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc);
• стандарты для СУБД (ODBC, SQL).

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации , закрепленными в Федеральном законе «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г., международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов. В ряде стран мира уже проведены работы по созданию на основе ISO 15489 национальных стандартов по управлению деловой документацией. Однако в России вопрос о необходимости разработки национального стандарта на государственном уровне до сих пор не решен, несмотря на то что на базе стандартов ISO серии 9000 разработаны и действуют национальные стандарты системы качества.

С целью создания стандартов и протоколов взаимодействия автоматизированных систем документационного обеспечения управления в августе 2002 г. «Гильдией Управляющих Документацией», Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ГНПП «Гранит-Центр», компаниями «АйТи», «ИнтерТраст», НТЦ ИРМ, «Электронные Офисные Системы» и «Информационные бизнес-системы» сформирована, в соответствии с соглашением, рабочая группа. Результатом деятельности рабочей группы стало издание «Стандарта взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

В рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010)» Министерством по информационным технологиям и связи проводится работа по выработке стандартов обмена информацией для систем электронного документооборота между органами государственной власти.

Необходимо отметить, что существует ряд устоявшихся технологических характеристик систем, которые олицетворяют самые передовые достижения информационных технологий. Это прежде всего интуитивно понятный и дружелюбный интерфейс, объектно-ориентированный подход и модульность.

Основные идеи интерфейса с пользователем включают следующие элементы:

• управление окнами;
• использование графических символов (пиктограмм) для представления объектов;
• стиль взаимодействия, называемый непосредственным манипулированием;
• объектно-ориентированный стиль программирования.

Модульный принцип построения программ обеспечивает поэтапную реализацию автоматизированной системы. Каждый из модулей решает свою конкретную задачу или выполняет конкретную функцию. Состав этих модулей может меняться без ущерба для работающей системы. Модули, по возможности, должны быть независимы друг от друга при сохранении глубокой интеграции между ними.

Система должна обеспечивать выполнение минимальных усилий и затрат для адаптации в процессе установки и конфигурирования. Для обеспечения большей гибкости системы на этапе проектирования необходимо предусмотреть как можно больше возможностей для последующего ее развития с тем, чтобы избежать значительных временных и иных затрат при осуществлении поэтапного расширения.

Эксплуатационные характеристики автоматизированной системы документационного обеспечения управления являются одним из важнейших критериев ее выбора, и, оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие качества системы :

• простота ввода в действие;
• масштабируемость;
• разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;
• важность протоколирования работы;
• наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности.

Ввод системы в действие. При выборе системы надо учесть статистические данные по срокам ее ввода в эксплуатацию у других потребителей и уточнить состав необходимых мероприятий по ее освоению. Одним из таких мероприятий является обучение пользователей, которое, как правило, совмещается ими с выполнением текущих служебных обязанностей. Поэтому крайне желательно, чтобы АС ДОУ помимо работы с оперативной базой документов организации допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для тренировки всех заинтересованных сотрудников.

Разумеется, современная автоматизированная система документационного обеспечения управления должна иметь дружелюбный пользовательский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наиболее популярных средств создания и редактирования документов (в частности, Microsoft Office).

Следует обратить внимание на правила номерообразования различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные участки обработки документов могут быть не охвачены автоматизацией, желательно, чтобы система, хотя бы на первых порах, сохраняла наряду с новым и прежний порядок нумерации документов.

Так как во многих случаях внедряемая автоматизированная система документационного обеспечения управления заменяет имеющуюся систему учета документов, актуальной задачей становится и импорт в нее ретроспективных данных.

Масштабируемость - обеспечение функционирования системы при повышении количественных требований без существенных затрат на изменение принципов построения и конфигурирования. Со временем количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно осуществляется автоматизация различных подразделений. Поэтому выбираемая АС ДОУ должна обеспечивать возможность наращивания в широких пределах необходимого количества рабочих мест.

Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного доступа к документам и функциям системы. АС ДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдельных подразделений как непосредственно к текстам документов или их регистрационным карточкам, так и ко всем этапам документооборота, включая наложение поручений руководителями и подготовку отчетов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей требуется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и пр.), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также ролевых групп пользователей с различными полномочиями (допустим, группы начальников отделов).

В случае если автоматизированная система документационного обеспечения управления является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по открытым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФСО России средства цифровой подписи и шифрования.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет отследить всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т.д.) и дает возможность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.

Адаптируемость. В силу разных причин на предприятии то и дело изменяются номенклатура дел, структура и состав подразделений. Автоматизированная система должна быть способна поддерживать эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.

Администрирование и обеспечение надежной работы. Средства администрирования АС ДОУ, позволяющие назначать и модифицировать ролевые полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны уметь настраивать ее в соответствии с постоянно меняющейся организационной структурой. Желательно, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без инструментов, позволяющих относить документы к различным темам и классифицировать по тем или иным признакам.

Важнейшими характеристиками устойчивости АС ДОУ к неизбежным сбоям и отказам являются: независимость функционирования рабочих мест друг от друга, время восстановления сеанса после его аварийного завершения, наличие средств обеспечения целостности данных и их резервного копирования.

Автоматизированная система также должна быть адекватной текущему положению дел в конкретной предметной области, приобретена у солидной фирмы-разработчика, специализирующейся на производстве программных продуктов для этого вида деятельности. Принципы работы системы понятны специалисту данной предметной области.

Экономическая эффективность внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления - это количественная стоимостная оценка эффекта от проведения мероприятий по автоматизации информационного обеспечения организации .

Эффект от внедрения АС ДОУ состоит из поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам частей:

• прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией рабочего времени сотрудников и средств на материалы (исчисляемые выгоды);
• эффект, обусловленный теми преимуществами функционирования организации, которые дает автоматизированная система [скорость и качество предоставления услуг, сокращение времени прохождения документов, повышение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской дисциплины и т.д.] (неисчисляемые выгоды).

Неисчисляемые выгоды затрагивают три ключевые области - скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг.

Скорость предоставления услуг связана со своевременностью и оперативностью принятия решений конечными пользователями в случаях, когда ситуации зависят от информации документа. АС ДОУ снижает количество последовательных действий, требующихся для получения необходимой информации и ее анализа, а также обеспечивает ускоренное автоматизированное возвращение документа на дальнейшее рассмотрение.

Себестоимость предоставления услуг связана со временем, которое затрачивается на поиск, обработку, пересылку и хранение документов. Автоматизированная система документационного обеспечения управления снижает количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов по запросу. Общие затраты снижаются также благодаря сокращению объема ручного труда по обработке данных и уменьшению расходов на доставку документов географически отдаленным пользователям. Использование электронных средств для хранения данных снижает потребности организации в дополнительном пространстве для хранения бумажных документов.

Понятие качества услуг связано с объемом, качеством и распространенностью документов. С внедрением АС ДОУ возрастает процент востребованности документов, так как становится доступной пользователям их более широкая область. Автоматизированная система увеличивает точность поиска благодаря использованию классификаторов и возможностям атрибутивного и контекстного поиска документов. Более высокая точность при доступе к данным, влияющим на принятие решений, как правило, приводит к улучшению работы организации. Кроме того, автоматизированная система документационного обеспечения управления порождает новую культуру работы в группе. И наконец, автоматизированная система и мощная компьютерная сеть усиливает потоки информации и устраняет множество ограничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удаленностью людей.

Выполним расчет исчисляемых выгод, считая, что экономический эффект внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления включает только стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников и стоимость бумаги, сэкономленной при переходе на электронный документооборот.

Сложнее всего оценить стоимость сбереженного рабочего времени, которая складывается из следующих факторов:

• экономия времени за счет повторного использования документов;
• экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;
• ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий и контроля исполнительской дисциплины.

Расчеты выполняются исходя из максимально необходимого подключения пользователей к автоматизированной системе, так как чаще всего осуществляется полномасштабная установка системы. Необходимо подчеркнуть, что они будут носить преимущественно априорный характер усредненных оценок.

Абсолютная эффективность автоматизации определяется как разность между полученными доходами или оценкой этих доходов в будущем и затратами на автоматизацию.

Период окупаемости внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления (Т) рассчитывается по следующей формуле: расчетную сумму затрат (Р) необходимо разделить на расчетную сумму экономии (Э), при этом в частном получится коэффициент в годах или десятых долях года:

подзаголовок">Расчет расходов

Общая стоимость расходов определяется по следующей формуле:

пометка">i - статьи расходов на внедрение системы.

Внедрение АС ДОУ на основе промышленной СУБД содержит следующие статьи расходов:

Подзаголовок">Расчет доходов

Расчет доходной части осуществляем исходя из того, что экономический эффект состоит только из стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников (Эрв) и стоимости бумаги (Эсб), сэкономленной при переходе на электронный документооборот

выделение">Экономия трудозатрат (Эт), по нашим предположениям, составит величину

Эт = Эсд + Эпд + Эуд.

Среднемесячные расходы в организации на одного сотрудника (S).

Тогда экономия рабочего времени (Эрв) сотрудников за год составит

формула" src="http://hi-edu.ru/e-books/xbook1000/files/66-1.gif" border="0" align="absmiddle" alt="

где V - объем документации за единицу времени; Dij - количество документов в j- й группе по i- му структурному подразделению.

В течение года работники машбюро организации распечатали (Эм) страниц текста, а работники архива сделали (Эа) листов копий подлинников документов. Ежегодно организация осуществляет отправку принимаемых актов по полной или обязательной рассылке. За год было разослано (Эр) единиц корреспонденции (листов формата А4).

Стоимость сэкономленной бумаги (Эсб) (без учета нанесения информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит С, составит

формула" src="http://hi-edu.ru/e-books/xbook1000/files/67-1.gif" border="0" align="absmiddle" alt="

Расчетный срок окупаемости автоматизированной системы документационного обеспечения управления на основе промышленной СУБД равен

Аналогичным образом выполняется расчет и для других классов автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Необходимо подчеркнуть, что ключевая роль АС ДОУ для организации измеряется не прямой экономией ресурсов, а возможностью эффективного достижения установленных целей и решения поставленных задач, оперативного взаимодействия с государственными органами исполнительной и законодательной власти, коммерческими российскими и зарубежными компаниями и другими предприятиями.